Innebygd arkiv

Nytt forsøk kan spare tusenvis av kodelinjer og åpne for internasjonal konkurranse

Kan et nytt saksflytsystem fungere som fullgod arkivløsning uten integrasjon med et tradisjonelt arkiv? Og holder det å følge DCAT-standarden for å oppfylle hensynet til arkivering og innsyn i strukturerte data? Det skal de to nye prosjektene i Arkivverkets sandkasse utforske.

Innen 2025 skal offentlige ansatte slippe å tenke på arkivering. Det er arkivverkets egen visjon.
Innen 2025 skal offentlige ansatte slippe å tenke på arkivering. Det er arkivverkets egen visjon. (Illustrasjon: Arkivverket)

Kan et nytt saksflytsystem fungere som fullgod arkivløsning uten integrasjon med et tradisjonelt arkiv? Og holder det å følge DCAT-standarden for å oppfylle hensynet til arkivering og innsyn i strukturerte data? Det skal de to nye prosjektene i Arkivverkets sandkasse utforske.

Hei, dette er en Ekstra-sak som noen har delt med deg.
Lyst til å lese mer? Få fri tilgang for kun 235,- i måneden.
Bli Ekstra-abonnent »

Sognsvann, Oslo: For første gang har det vært mulig å søke plass i Digitaliseringsdirektoratets og Arkivverkets regulatoriske sandkasse. 

– Sandkassen er en måte å få lokket og lurt offentlig sektor ut på glattisen og ta litt risiko, sier Espen Sjøvoll, avdelingsdirektør i Arkivverket. 

Vi møter ham sammen med prosjektlederne Erland Ferrer-Pettersen og Marthe Rosenvinge, i et fortsatt pandemi-stille kontorlokale med utsikt over Vettakollen. Det er en forventningsfull prosjektgruppe som i dag avslører hvem som får være med videre. 

Milliarder ut av vinduet

Korrespondanse og beslutninger i offentlig forvaltning skal dokumenteres og journalføres. Det innebærer mye manuelt arbeid. Ifølge en rapport Arkivverket har bestilt, sløser Norge så mye som fem milliarder kroner på tungvint arkivering. Når arbeidsprosessene moderniseres og flyttes til digitale plattformer, glipper arkiveringen stadig oftere.

Dette vil arkivverket gjøre noe med. Målet? I 2025 bruker ikke ansatte i offentlige virksomheter tid på arkivering. Arkivverket går nye veier for å komme dit, og ser forbi den lenge kritiserte Noark-standarden. 

Portrettfoto av de to prosjektlederne smilende foran en grå murvegg
Prosjektlederne Marthe Rosenvinge og Erland Ferrer-Pettersen i Arkivverket ser begge prosjektene som svært interessante for fremtidens arkivering. Foto: Marianne Gjessing

Men det er mye som må på plass. 

– Om arkivering skal være brukervennlig og skje av seg selv, er det mange ting vi må gjøre på en gang, vi må hjelpe i gang, støtte underveis, lage mer brukervennlige standarder og vi må få frem gode eksempler som vi kan vise frem, sier Rosenvinge. 

Nettopp det siste er viktig, mener hun. Sandkassa skal være et hjelpemiddel for å leke og lære, og lage trygge rammer rundt det å utfordre etablerte tolkninger av regelverket, og teste ut ny teknologi. Deltagerne skal få juridisk, arkivfaglig og teknisk veiledning. Målet er at det de lærer i sandkassa skal kunne brukes av andre virksomheter senere. 

To av syv får være med videre 

Blant syv søkere har styringsgruppa for sandkassa plukket ut to prosjekter: Digibarneverns utprøving av innebygd arkiv og Tolletatens utprøving av etablerte standarder i felleskatalog og DCAT som standard for arkivering og tilgjengeliggjøring av strukturerte data. 

Digibarnevern 

Digibarnevern er et stort pågående prosjekt som skal gi bedre digital støtte til barnevernstjenestene ute i kommunene. Nå vil prosjektet teste ut om de kan ivareta hensynene til arkivering i de nye digitale løsningene, istedenfor å integrere med etablerte arkivløsninger. Med 350 kommuner som potensielle brukere, kan arkivintegrasjonene bli krevende.

– Det vi synes er spennende er muligheten til å teste ut innebygd arkivering i en løsning som skal på markedet etterpå, sier Rosenvinge. 

Det har vært viktig for Arkivverket å prioritere akkurat dette prosjektet, både på grunn av muligheten til å spre resultatet, og fordi dokumentasjon på barnevernfeltet har vært trøblete i mange år. 

– Spørsmålet er om vi med en slik løsning kan ivareta informasjonen på en bedre måte enn vi gjør i dag, det er virkelig ikke bare et eksempel på dårlig dokumentasjon i barnevernet, så om vi får til dette på en god måte er det viktig for den enkelte borger det gjelder, sier Ferrer-Pettersen. 

Han er derfor opptatt av at det er hensynene bak standardene, og ikke standarden i seg selv, som må være viktigst i utforskningen av ny teknologi og nye arbeidsprosesser. 

– Dette her er noe som jeg syns er virkelig gøy at vi får lov til å være med på, sier Ferrer-Pettersen. 

Les også

Tolletaten 

Der barnevernets saksbehandling kretser rundt mer tradisjonelle dokumenter, har Tolletaten stort sett strukturerte data i databaser knyttet til fagsystemene. 

De ønsker hjelp fra Arkivverkets sandkasse for å finne ut om noe av jobben som er gjort i dataforvaltningen, kan gjenbrukes på andre områder. 

– De ønsker å se hvordan man kan ivareta strukturerte data, og både arkivere og gi innsyn i dem, ved å gjenbruke beskrivelser som finnes i felles datakatalog og i DCAT, sier Rosenvinge. 

DCAT er en internasjonal standard som skal sikre at beskrivelser av offentlige data gjøres likt, på en strukturert og maskinlesbar måte. Nå vil Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratet undersøke om arkivfaglige hensyn blir ivaretatt i standarden, eller om det må legges til elementer. 

– Det spennende med dette prosjektet er at det åpner for et mer internasjonalt marked. Klarer vi å finne løsninger som bygger på DCAT i Norge, så kan de brukes i andre land innenfor EU, sier Sjøvoll. 

Han mener at et av problemene med Noark nettopp er at proprietære løsninger fort vinner frem. 

– Noark-standarden er jo en firelags isolasjon mot internasjonal konkurranse, sier han. 

– Her er det noen helt unike muligheter vi kan teste ut i praksis, bryter Rosenvinge inn. – Vi kan bidra, både i å ta vare på informasjonen, og å gi offentligheten innsyn i områder som aldri har blitt gitt ordentlig innsyn i tidligere, sier hun. 

Utfordrer egen tolkning av reglene

Nå begynner arbeidet med behovskartlegging. Sammen med veilederne i sandkassa går deltagerne gjennom hvilke bekymringer de har, og hvor de tror det kan være utfordringer opp mot regelverket. 

Hensikten er å teste arbeidsformer eller teknologi opp mot regelverket. Da blir også Arkivverkets tolkning av eget regelverket utfordret. 

– Vi ønsker å utfordre oss selv, og se om vi greier å være fleksible, sier Ferrer-Pettersen. 

Arkivverket legger opp til to eller tre søknadsrunder til sandkassa i året. 

Om seks måneder er en ny pulje på vei inn i sandkassa. Innen den tid håper arkivverket å ha nye gode eksempler på hvordan det er mulig å ivareta hensynene til arkiv og innsyn, uten bruk av gammeldagse arkivløsninger.

– På den måten får vi viktig erfaring med oss inn til arbeidet med ny arkivlov, når enn den kommer, sier Sjøvoll.

Les også

Kommentarer (0)

Kommentarer (0)
Til toppen