Arild Haraldsen er administrerende direktør i Norstella.

Obligatorisk efaktura til det offentlige

Påbudet trer i kraft om få måneder. Er din bedrift forberedt?

Arild Haraldsen er administrerende direktør i Norstella.
Arild Haraldsen er administrerende direktør i Norstella.

En internasjonal standard efaktura blir nå obligatorisk for bedrifter som selger varer og tjenester til det offentlige fra 1. juli neste år. Men hvordan skal den tas i bruk? Hvordan blir infrastrukturen for meldingsformidling seende ut?

Det er nå temmelig nøyaktig fem år siden FN-organet UN/Cefact og Oasis på et møte i Vancouver ble enige om å samarbeide om å utvikle en felles, internasjonal standard for efaktura. I mange år har Edifact vært den dominerende standard. Nå skulle det utvikles en XML-basert standard som skulle være lettere å implementere for små og mellomstore bedrifter. Rent teknologisk skulle UBL (Universal Business Language) legges til grunn.

Pådriverne for denne utviklingen har hele tiden vært offentlig sektor i de nordiske landene.

Resultatet foreligger nå, og vil bli obligatorisk for alle som selger varer og tjenester til offentlig sektor (til statlige etater fra 1.7. 2011 og til kommunene 1.7 2012).

Standarden er gratis, fritt tilgjengelig og kan lastes ned fra denne siden hos ehandel.no.

Den har fått det underlige og lite selgende navnet Ehandel.no format Faktura og Kreditnota. Det gir dessverre inntrykk av at det er en spesiell norsk standard. Det er det ikke: Det er en internasjonal standard. Men navnet skal også uttrykke at efaktura bare er det første dokumentet som blir standardisert på grunnlag av dette formatet. Andre dokumenter som ordre, innkjøp og så videre er i ferd med å bli utviklet internasjonalt og med bred norsk deltagelse.

Det er ikke lenge til juli neste år. I mellomtiden må en rekke aktiviteter iverksettes. Statens Økonomireglement må tilpasses, og det må vurderes hvilke tiltak som må iverksettes for at bedriftene faktisk skal begynne å sende denne standarden til det offentlige. Å gjøre dette gjennom lovregulering blir vurdert.

Samtidig skal det etableres en gratis webportal for registrering av disse fakturaene for små bedrifter, og det skal etableres både forsendelses- og mottaksprosedyrer.

Men hvordan blir infrastrukturen for meldingsformidling seende ut?

I utgangspunktet er det eHandelsplattformen og AltInn som blir det offentliges «aksesspunkt», men private meldingsformidlinger som de ikke-finansielle meldingsformidlerne og bankene vil også være «aksesspunkt» dersom de oppfyller visse krav. (Dette kan du få vite mer om på et gratis frokostseminar som e2b-Forum arrangerer 30. september.)

De ikke-finansielle meldingsformidlerne organisert i b2bConnect har i den forbindelse laget følgende uttalelse som vil bli diskutert på Referansegruppemøte for efaktura som FAD har 9. september:

Vi hilser med tilfredshet at det nå er utviklet en ny, internasjonal standard for elektronisk fakturering, og at staten vil kreve den som obligatorisk til offentlig sektor fra 2011/2012. Vi er også glad for at staten som markedsaktør dermed gir klare signaler for hvilken standard som bør legges til grunn.

Det vil neppe innebære at det i fremtiden vil være en «standard», men antallet formater vil bli redusert. Det vil ha betydelig markedsmessig effekt for de som er Utstedere og/eller Mottagere av elektronisk fakturering eller som planlegger å ta elektronisk fakturering i bruk: Terskelen for å ta i bruk elektronisk meldingsformater vil reduseres da problemstillingen om hvilket format en skal velge blir enklere, samtidig som overgang fra papirformat til elektronisk format vil ha betydelige kostnadsmessige gevinster for brukerne.

Dette er et viktig skritt i retning regjeringens egen målsetning beskrevet i Stortingsmeldingen Det gode innkjøp fra mai i fjor.

For meldingsformidlerne – enten det gjelder banknettverket eller de ikke-finansielle meldingsformidlerne – er dette også positivt da det vil øke trafikken av ehandelsmeldinger og gi bedre anledning til å utvikle verdiøkende tjenester for sine kunder. Det synes å være en utbredt oppfatning at meldingsformidlere lever av mangfoldet av formater, da konvertering fra et format til ett annet er utbredt. Men mangfoldet av formater og konvertering av disse er en kostnadsdriver for meldingssentralene; verdien og lønnsomheten ligger i verdiøkende tjenester.

Vi er inneforstått med at staten må sikre seg at formidling av det nye formatet til offentlig etater fra 2011/2012 må skje i sikre former gjennom en «infrastruktur» som kvalitetssikrer den tilsendte fakturaen teknisk, og at det etableres et adresseregister som sikrer at fakturaen kommer frem til rett etat også elektronisk.

Vi stiller imidlertid spørsmål om ikke tilrettelegging av denne infrastrukturen bryter med noen vesentlige prinsipper for statens rolle:

Det er en selvfølge at staten – generelt sett – må ha en tilretteleggerrolle som gir føringer og spilleregler for et marked.

Men det kan bli problematisk når denne rollen utvikles til å ha en regulatorisk karakter, eller på annen måte griper inn i et allerede eksisterende og effektivt marked. Dersom det offentlige legger føringer om at banknettverket og de ikke-finansielle meldingsformidlerne bør etablere hvert sitt et felles «aksesspunkt» kan et slikt ønske oppfattes som et regulatorisk inngrep. Markedsaktørene må selv bestemme om de vil bli et aksesspunkt eller ikke.

Det kan også være problematisk når det offentlige i tillegg til å være tilrettelegger og regulator, også blir en sentral aktør i det samme marked, og hvor disse aktørene – i dette tilfelle AltInn og ehandel.no som «aksesspunkter» – har forretnings- og prismodell avvikende fra private aktører, kan det skapes en uheldig konkurransevridende effekt.

Klarer staten i dette tilfelle å skille sine roller som tilrettelegger, regulator og aktør i samme marked?

Vi ønsker derfor en dialog med departementene/ansvarlige etater med avklaring av følgende spørsmål:

  • Det legges opp til at det blir to offentlige aksesspunkt – AltInn og ehandel.no. Hvorfor skal en ha offentlige aksesspunkter? Hvorfor kunne en ikke nøyd seg med et offentlig adresseregister og latt det private marked konkurrere om å bli akseptert som aksesspunkter?
  • Vi forutsetter at infrastrukturen tillater at en meldingsformidler kan motta meldinger fra ett av de offentlige aksesspunkter til Mottager. Vil dette innebære at det vil være en reell samtrafikk mellom det offentlige aksessnettet og meldingsformidleren? Hva er kriteriene for å bli valgt som aksesspunkt? Meldingsformidlerne vil gjerne komme med innspill på hvilke kriterier som bør gjelde.
  • Hvilke tjenestespekter vil ligge eller bli utviklet av de offentlige aksesspunktene?
  • Hva er forretnings- og prismodellen for de offentlige aksesspunktene?
  • Hvem og hvordan vil tilgangen til Elmar (adresseregisteret) foregå?
  • Hva er samspillet mellom de nasjonale aksesspunktene og de internasjonale (Peppol)?
  • Vil e-fakturaformatet bli utvidet for bransjeløsninger? Det er allerede et krav om at det utvidede formatet som staten selv har bestemt for energibransjen, må bli dekket av det nye formatet.

Dette er sentrale spørsmål som vil bli diskutert videre i den løpende prosess for å implementere den nye standarden innen sommeren neste år.

Til toppen