Rollebasert verktøy for prosjektstyring

Microsoft definerer tre ulike brukerroller i Project 2002, og mener det nye verktøyet utfordrer avanserte systemer som Artemis og Primavera.

Microsoft Project oppsto på 1990-tallet som et typisk enbrukerverktøy, og bevarte denne profilen til og med versjon 98. Den første serverfunksjonaliteten kom med Project 2000, og gjorde det mulig å definere to ulike roller, prosjektleder og prosjektdeltaker. Project 2002 som ble lansert formelt 6. juni og som ble presentert for norsk fagpresse denne uken, legger til rollen som koordinator av mange prosjekter - "toppsjef" - og har gjennomgått en grundig fornyelse i arkitekturen.

Les også

Verktøyet er fortsatt tilgjengelig i enbrukerversjon som "Project 2002 Standard". Flerbrukerversjonen krever lisenser til tre ulike produkter. Rollene som toppsjef og prosjektleder krever klienten "Project 2002 Professional". Prosjektdeltakerne kan nøye seg med webgrensesnittet "Project Web Access" som krever noe Microsoft kaller "client access license" eller "CAL". Flerbrukerklientene arbeider mot en "Project 2002 Server".

Den viktigste endringen i arkitekturen, er at det i bunnen av Project 2002 Server ligger en SQL-database der alle objektene i prosjektene lagres. Publisher 2002 har fått et nytt filformat som gjør at alle prosjekter kan kjøres rett ut i SQL-databasen. Det innebærer at alle rapporter genereres som SQL-rapporter, og at alle oppdateringstransaksjoner, for eksempel når prosjektdeltakere gir tilbakemeldinger om sitt arbeid, går som databasetransaksjoner. Filformatet brukes av både Project Standard og Project Professional, hvilket innebærer at også standardversjonen kan publisere sine prosjekter til serveren, og derfra til alle sine deltakere.

Den databasebaserte arkitekturen åpner Project for data i lingua franca-formatet XML, og for utvidelser mot "web services" gjennom utvekslingsprotokollen SOAP. Opplysninger om ansatte, timesatser og så videre, vil kunne hentes direkte fra bedriftens økonomisystem. I tilfelle fellesprosjekter mellom forskjellige partnere, kan opplysninger utveksles automatisk på tvers av skillelinjene mellom dem.

Project 2002-klienten - prosjektlederrollen
På klientsiden, er det viktigste skillet mellom Standard og Professional at bare sistnevnte skiller mellom rollene som prosjektleder og toppsjef. En annen merkbar forskjell er at Professional gir tilgang til bedriftsspesifikke prosjektmaler, i tillegg til standard prosjektmalene. I de bedriftsspesifikke malene kan bedriften angi standard tidsrammer og ressurser for ulike typer prosjekter. Den som vil starte et nytt prosjekt med utgangspunkt i en bestemt mal, får også tilgang til en veiviser som halvveis automatiserer prosessen med å bytte ut de generisk definerte behovene med faktiske ressurser i form av mennesker, lokaler, transportmidler og så videre. Hvis, for eksempel, prosjektmalen krever en to dagers gjennomgang av kontraktutkast 34 dager etter at prosjektet er satt i gang, hjelper veiviseren til å finne fram til hvilke av bedriftens jurister som er tilgjengelige på det aktuelle tidspunktet.

Begge klientene er utvidet med en løpende veileder - "Project Guide" - som i praksis fungerer som en lærebok og oppslagsverk i prosjektstyring. Denne veilederen kan tilpasses bedriftsspesifikke behov, om nødvendig.

Grensesnitt er forenklet og gjort mer intuitivt, med fornuftig delt skjermbilde, og lett tilgang til funksjoner som oppgaver, ressurser, rapporter og sporing. Reallokerer du ressurser, får du en påminnelse i form av en "smart tag" - et hjelpemiddel som er kjent fra Office-suiten - som minner deg om hvilke følger de aktuelle reallokeringen kan få, og tilbyr en oversiktlig sjekkliste.

Under prosjektets gang, kan tilstanden "fotograferes" og oppbevares i inntil 11 ulike "baselines" som alle seinere endringer kan rapporteres i forhold til. (Det er dette som menes med sporing, eller "tracking".)

Project 2002-klienten har fått muligheten til å importere grovskisserte prosjekter fra Excel, og oppgavelister fra Exchanger-klienten Outlook. I hvert fall inntil videre er det ikke mulig å eksportere oppgavelister fra Project til Outlook, og det kan gjerne diskuteres hvorvidt dette overhodet er ønskelig.

Deltakerrollen
Som nevnt ovenfor, innebærer publisering av et prosjekt fra klient til server at det gjøres tilgjengelig for prosjektdeltakerne gjennom et webgrensesnitt. Her er det fire valgmuligheter: Oppgaver, problemområder, dokumenter - hentet fra av alle prosjektene man er med på - og prosjekter. Grensesnittet lar deltakeren følge framgangen i hvert prosjekt, oppdatere opplysninger om egen innsats, hente og oppdatere dokumenter knyttet til prosjektene, og så videre. Det gis ulike hjelpemidler, for eksempel en ordning som varsler når et bestemt dokument er oppdatert. Dette gir Project 2002 en viss overlapping i forhold til arbeidsflytfunksjonaliteten i Exchange.

Toppsjefrollen
Dette grensesnittet gjør det mulig å se mange problemområder og prosjekter under ett, med typiske hjelpemidler som grønne, gule og røde lys, avhengig av hva slags tilstand prosjektene er i. Egne verktøy - "Portfolio Analyzer" og "Portfolio Modeler" - gjør det mulig å analysere ting nærmere, og skissere løsninger. Hvis det er konflikter mellom flere prosjekter, for eksempel en eller flere overbelastede medarbeidere, kan man få skissert løsninger basert på klare regler. En regel kan være at man ikke skal omfordele oppgaver, men løse problemene ved å la hver medarbeider bruke den tiden som faktisk trengs. Tilbakemeldingen fra Project 2002 er i så fall et skjema som viser hvordan milepælene i de ulike prosjektene forflyttes i tid. En annen regel kan være å finne ut hva slags reallokeringer av ressurser som kan bidra til at det opprinnelige tidsskjemaet kan holdes. Da vil tilbakemeldingen gi en oversikt over når det må satses på mye overtid.

Poenget med toppsjefverktøyene er at de skisserer løsninger uten å gjennomføre konkrete endringer i de enkelte prosjektene. De brukes bare som tilbakemeldinger til prosjektlederne, der beskjeden går ut på å for eksempel "realloker ressursene i henhold til modellen som jeg har foreslått".

Prosjektstyring på bedriftsnivå
Microsoft er helt klare på at de akter å utfordre etablerte aktører som Primavera og Artemis i den øvre enden av prosjektstyringsmarkedet, etter å ha erobret et praktisk monopol på enbrukermarkedet. I Norge støter de dessuten mot minst to verktøy med et etablert klientell, Safran fra Safran Software Solutions AS og GDPM Tools fra Xtractor AS-eide Eye on Business.

Ifølge pressetalsperson Kristin Innvær Wåle i Microsoft Norge er Project selskapets sjette mest selgende produkt, etter Office, Windows klient, Windows Server, Exchange og SQL Server.

Til toppen