Annonse
artikler
Slik arbeider IT-avdelingen på Stortinget
Rebekka Gundhus leder en IT-avdeling litt utenom det vanlige.
Valgkampen er i gang for fullt. Politikerne på Stortinget småløper stresset rundt omkring i korridorene. Kanskje skal de holde et innlegg som skal strømmes direkte fra stortingssalen.
Men for å få til dette, må jo alt det tekniske fungere feilfritt. Og der kommer Stortingets IT-avdeling inn i bildet – og deres sjef Rebekka Gundhus.
Variert virksomhet
– Stortinget er en virksomhet med særpreg, også når det gjelder IT, sier Gundhus til digi.no.
– Vi har mange IT-tjenester som kjennetegner et parlament og som vi tilbyr i Stortinget. Blant annet har vi noen skreddersydde løsninger som støtter arbeidet som skjer i stortingssalen og den parlamentariske prosessen, herunder budsjettprosessen og komitéarbeidet, sier hun.
– Har dere en helpdesk? Hva slags forespørsler får dere mest av?
– Vi har etablert en IT-skranke i stortingsbygningen hvor vi tilbyr tjenester spesielt til representantene, men også til ansatte i administrasjonen og partiene. Her får alle representanter og ansatte generell PC-, nettbrett- og mobilsupport. Vi håndterer også henvendelser på telefon, hvor man får funksjonell support på de fleste systemene som IT-avdelingen leverer. I tillegg har seksjonen for brukertjenester en bemannet IT-beredskapsvakt utenom ordinær åpningstid, sier Gundhus.
Gundhus forteller at IT-avdelingen på Stortinget også er involvert i formidlingen av det parlamentariske arbeidet, for eksempel i arbeidet med stortinget.no.
Annonse
IT-avdelingen har også ansvar for å sørge for at representantene har tilgang på digitale avistjenester og andre nyttige kunnskapstjenester. I tillegg jobber de med spesialutviklede parlamentariske spill rettet mot skoleklasser og andre grupper.
– I tillegg til tradisjonell IT er det omfattende TV-produksjon fra stortingssalen og høringssaler som krever mye AV-utstyr, sier hun.
– Alle partigruppene på Stortinget har et antall egne ansatte. Disse betjenes på lik linje med representanter når det kommer til IT-tjenestene, herunder noen skreddersydde spesialtjenester, sier Gundhus.
Gundhus forteller at de har omfattende sikkerhetsløsninger knyttet både til fysisk sikring og til informasjonssikkerhet. Stortinget har også mange arrangementer og besøkende. Dette krever at de har bookingsystemene på plass – og full oversikt over hvem som er i bygget – som igjen krever en solid IT-avdeling.
– Utover dette har virksomheten en rekke administrative IT-verktøy på lik linje med andre offentlige virksomheter. Vi har mange løsninger som er driftet på en lokal og redundant produksjonsplattform, i tillegg til tjenester – mest Software as a Service – fra eksterne leverandører som Direktoratet for økonomistyring. Fordelingen mellom lokale løsninger og skybaserte eller «hostede» vurderer vi fortløpende, sier Gundhus.
Hun forteller også at Stortinges IT-avdeling foretrekker ferdige tjenester der disse passer, framfor å starte store interne utviklingsløp eller infrastrukturprosjekter.
Annonse
Fire hovedseksjoner
IT-avdelingen til Stortinget ble opprettet den 1. januar 2015.
– Som i mange andre virksomheter ble IT tidligere organisert sammen med flere administrative områder i en stor avdeling, Drifts- og serviceavdelingen. Oppgavene som ble håndtert av den gamle seksjonen var først og fremst operative oppgaver knyttet forvaltning og drift av eksisterende IT-og AV-løsninger, sier Gundhus.
I dag har avdelingen 50 ansatte, fordelt på forskjellige grupper og seksjoner:
- Driftstjenester: 15 ansatte
- Utviklingstjenester: 13 ansatte
- Brukertjenester: 9 ansatte
- Prosjekt – og prosesstyring: 6 ansatte
- Arkitektur, sikkerhet og innovasjon: 3 ansatte
- Økonomi-, leverandør- og porteføljestyring: 4 ansatte
Gundhus forteller at det i arbeidet med Stortingets IT-strategi for 2015-2018 ble klart at det var nødvendig for Stortinget å ta noen grep – også organisatorisk – for å sikre helhetlig utvikling og gode prioriteringer på IT-området de kommende årene.
Annonse
– Omfanget og kompleksiteten av IT-løsninger i organisasjonen hadde vokst gradvis, samtidig som nye ønsker og behov eskalerte.
IT-avdelingen på Stortinget forteller Gundhus at i dag er organisert i fire seksjoner. De har tre operative seksjoner som skal sikre høy oppetid for de eksisterende løsningene deres og robust drift.
– De tre operative seksjonene skal også sikre hensiktsmessig vedlikehold og videreutvikling av dagens løsninger. I tillegg har de operative seksjonene ansvaret for profesjonelle brukertjenester, sier Gundhus.
Hun påpeker at dette området har fungert utmerket over tid, men at de i takt med endrede rammebetingelser og mer mobil arbeidsform hos representanter og ansatte –– preget av at de jobber mer med bærbare PC-er og mobiltelefoner – jobbet med å øke profesjonaliseringen.
– Dette gjelder spesielt brukerstøtte og IT-sikkerhet. Seksjonene jobber tett sammen, og vi støtter oss på ITIL-prosessene der dette er hensiktsmessig. I en brukerundersøkelse nå på vårparten ga representantene oss en veldig god tilbakemelding på brukerstøtten, det var veldig hyggelig! sier Gundhus.
To nye team for helhetlig IT-styring
Annonse
Den fjerde seksjonen i Stortingets IT-avdeling har ansvar for retningslinjene for profesjonell prosjektledelse av IT-prosjekter, basert på Difis rammeverk, forteller Gundhus.
– Seksjonen skal bidra til at vi lykkes med IT-prosjektene våre igjennom et tydelig rammeverk og en håndfull gode interne prosjektleder, sier Gundhus.
– Utover dette har vi som ledd i å sikre god helhetlig styring av IT i Stortinget, etablert to nye team. Det ene teamet gir støtte til økonomi-, leverandør- og porteføljestyring. Det andre teamet jobber med å sikre at prosjekter og driftsorganisasjonen blir gitt gode føringer knyttet til teknologi, sikkerhet og arkitektur, i tillegg til å være pådriver for innovasjon. Begge teamene jobber tett med seksjonene i IT-avdelingen og organisasjonen for øvrig.
Gundhus forteller at IT-avdelingen i år har ferdigstilt en IT-sourcingstrategi.
– Vi jobber nå med å justere styringsregimet for IT, slik at det sikrer god samhandling mellom IT-avdelingen og organisasjonen for øvrig.
Planer om fornyelse
Annonse
– Hva slags tanker ligger bak måten dere arbeider på – hvorfor jobber dere slik?
– Organiseringen er preget av at vi har prioritert å oppnå tilstrekkelig kvalitet i plan-og utredningsfaser, sier Gundhus.
Gjennom denne type planlegging mener hun at de kan sikre at prosjektene ender opp som vellykkede når de da blir satt igang.
– Jeg opplever at de grepene vi har gjort gir gradvis ønskede effekter. Når organisasjonen har dette i ryggmargen, vil det være naturlig å vurdere mindre justeringer.
– Hva er de største utfordringene deres nå og fremover? Har dere noen større IT-prosjekter på gang?
– Vi legger vekt på gradvis fornyelse av IT-porteføljen, så slik sett betrakter jeg ikke noen av våre prosjekter som «store» IT-prosjekter, sier Gundhus.
Men hun forteller at det som har høyest prioritet i 2018–2019 er en fornyelse av systemstøtten for den parlamentariske prosessen som administrasjonen ivaretar.
– Utover dette jobber vi med forenkling av verktøystøtten for komiteer og partier, og fornyelse av læringsspillene rettet mot barn og unge.
Ifølge Gundhus har også IT-sikkerhet og beredskap høy prioritet – og vil også ha det i tiden fremover.
Og heller ikke systemene hos IT-avdelingen på selveste Stortinget er immune mot tidens tann:
– En del av kjernesystemene våre er blitt svært gamle og vi er i gang med en fornyelsesprosess. Det vil innebære en omlegging til en mer hensiktsmessig arkitektur og gi bedre arbeidsprosesstøtte. Målet er å forenkle forvaltningen av systemene og effektivisere arbeidsprosesser, avslutter Gundhus.
