To nye forskrifter som trer i kraft over nyttår åpner for at offentlige etater kan gå over til elektronisk arkivering av skjemaer, søknader, skjøter og andre typer dokumenter. I dag krever loven at alle offentlige dokumenter lagres i papirformat, selv om de ankommer som e-post.
Det er to forskriftsendringer som åpner for at staten kan ta skrittet inn i informasjonsalderen. Den første er ny arkivforskrift som skal vedtas i statsråd i morgen og som trer i kraft 1. januar. Kulturdepartementet har arbeidet med den nye arkivloven helt siden den ble vedtatt av Stortinget i 1992.
I tillegg legger Riksarkivaren siste hånd på fjerde versjon av Norak, arkiv-standarden for offentlig sektor. Noark 4 åpner for elektronisk arkivering med en spesifikasjon for datastruktur, versjonskontroll og godkjente dataformater.
- Offentlige sektor er under et sterkt kostnadspress om dagen og må ta i bruk IT for å effektivere sin drift slik næringslivet har gjort lenge, sier Morten Haukaas, direktør for programvare og konsulenttjenester i Ark-eide Cinet. Cinet leverer Lotus Notes-baserte saksbehandlingssystmer til mange kommuner.
Noark 4 spesifiserer at arkivsystemer kan inneholde søkeord og oversikter, mens dokumenter skal lagres filer i fire godkjente formater: ren ASCII-tekst, SGML, TIFF (innskannete dokumenter) eller Adobe Acrobat - HTML er ikke godkjent. Noark inneholder ingen anbefalinger om andre databaser eller produkter. (Se lenke i høyre spalte for utkast til Noark 4)
- Det offentlige vil ta i bruk elektronisk arkiver gradvis, dette er stor omlegging for offentlige etater som først vil skyte fart når elektroniske saksbehandlings-systemer og elektronisk arkiv kobles sammen, sier Ivar Fonnes, avdelingsdirektør hos Riksarkivaren.
- Det er veldig stor interesse i for elektronisk arkivering, men vi må vente på at programvare-leverandørene skal lage systemer tilpasset Noark 4. Elektronisk arkivering vil kunne gi store besparelser. I en overgangsfase kan det dog føre til merarbeid fordi man trolig må skanne inn papirdokumenter, sier Ole Gausdal, arkivleder i Nærings- og Handelsdepartementet og leder i Norsk Arkivråd.
