Staten sliter med å bevare sine arkiver

All informasjon mottas i dag på CD-ROM, og Riksarkivet står overfor enorme utfordringer når det gjelder å lagre lesbare elektroniske dokumenter. Danmark er forbildet i Norden.

Kulturminister Ellen Horn sa under en pressekonferanse tidligere i dag at det er dramatisk dersom samfunnet ikke klarer å ta vare på de elektroniske arkivene som gir viktig samtidsinformasjon.

Riksarkivet har i oppgave å ta vare på enorme mengder informasjon, og mengden bare øker. Det kan være alt fra personopplysninger som pasientjournaler og skattelister, til saksdokumenter, folketellinger og emmigrantlister.


Seniorrådgiver ved Riksarkivet, Trond Sirevåg, sier i et intervju med digitoday.no at det som kommer til Riksarkivet i utgangspunktet skal bevares for evig. Han sier også at alt ikke er like viktig, og en stor del av jobben går ut på å sortere og samle. Alt som skal arkiveres mottas nå på CD-Rom (som lagringsmedium).

Ellen Horn legger vekt på at IKT både byr på nye muligheter og nye utfordringer. - Noe blir vanskeligere ved bruk av IT, sier hun.

Men hvorfor er det problematisk å bevare elektroniske arkiver? Tidligere var slik at arkivene bevarte seg selv dersom man ikke gjorde noe aktivt for å slette dem. Nå er bildet et helt annet. Elektronisk arkivert informasjon går naturlig til grunne dersom det ikke gjøres noe aktivt for å bevare den.

Og dersom Riksarkivet ikke lykkes med dette, kan samfunnet miste verdifullt kildegrunnlag for fremtidig forskning. Akkurat nå er det kapasiteten som er problemet i Riksarkivet, ikke kompetansen. Dette mener både Kulturdepartementet og Riksarkivet selv.

Det må, ifølge Sirevåg, tilføres omfattende ressurser, og det er en viktig oppgave for Kulturdepartementet å følge opp dette.

Politisk rådgiver Tore O. Sandvik er utpekt som regjeringens eKoordinator, en stilling som blant annet innebærer at han hver måned skal rapportere status i eNorge-planene (utviklingen i det norske informasjons- og kunnskapssamfunnet). I denne månedens rapport skriver han blant annet at Rikrarkivaren har lyktes i å standardisere den elektroniske journalføringen gjennom den såkalte Noark-standarden, som nå også er utviklet for å håndtere elektronisk arkivering av saksdokumenter. Dermed er mye av grunnlaget lagt for en revolusjon i forvaltningen, konkluderer Sandvik.

Han er svært fornøyd med at "Norge ligger godt an på dette området", som han uttrykker det.

Noark-standarden, forklarer Sirevåg, betyr at før materiale sendes til Riksarkivet for lagring, må det konverteres . Det er valgt fire standarder til dette; ren tekst, TIF, PDF, eller SGML/XML/HTML. Han legger til at Danmark er forbilledlig når det gjelder å ta vare på elektroniske dokumenter. - I Danmark fikk de mye ressurser på 90-tallet. De er profesjonelle og har kapasitet sier han, og legger til at dersom Riksarkivet i Norge skal bevare så mye som sammfunnet tar for gitt, trengs det mye mer ressurser.

Elektronisk informasjon er lagret som digital kode som må leses, tolkes og konverteres ved hjelp av en spesifikk teknologi for å gjøres lesbar. Den kan normalt bare leses og tolkes ved hjelp av det spesielle verktøyet eller programvaren som opprinnelig ble brukt til å produsere den. - Kontinuerlige teknologiskifter stenger oss trinnvis ute fra informasjonen som ble produsert ved hjelp av eldre verktøy, hevder Sirevåg.

Derfor er det viktig å bearbeide data som skal arkiveres slik at det kan fortsette å være lesbart i fremtiden. To ting er, ifølge Sirevåg, da viktig. For det første må struktur og innholdsbeskrivelse ligge ved datauttrekket. Og for det andre må data som skal bevares trekkes ut av systemene og dokumenteres mens de fortsatt er operative.

Den mest omfattende og umiddelbare utfordringen ligger imidlertid i den enorme mengden av ikke-standardiserte fagsystemer og databaser i forvaltningen. Riksarkivaren har identifisert nærmere 600 bevaringsaktuelle IKT-systemer i staten, med mer enn 11.000 systemforekomster.

Det er nå utarbeidet en grovskisse for utskilling av bevaringsverdig informasjon. I løpet av neste år skal det være utarbeidet en samlet bevaringsplan og overordnede bevaringskriterier. Dette er ett av de konkrete tiltakene som er satt igang for å redde arkivene.

Målet er at man i løpet av neste år har på plass en organisasjon som gjør at avleveringene av materiale som skal arkiveres elektronisk etter hvert kommer inn i en fast rytme.

Til toppen