Styrer bemanning med kunstig intelligens

Trondheim kommune har tatt i bruk kunstig intelligens for å predikere sykefravær i helsesektoren. Nå skal systemet testes i helse-etaten i Oslo kommune.

Styrer bemanning med kunstig intelligens
Hai Nguyen er fortsatt førsteamanuensis ved Institutt for datateknologi og informatikk ved NTNU, men de siste årene har han brukt tid på å utvikle det AI-baserte systemet Synplan, som for store organisasjoner vil gi mindre vikarbruk. Foto: Mona Strande

Det er gründer og professor Hai Nguyen sammen med kollega Pinar Östürk som har forsket og utviklet det AI/ML-baserte systemet de siste to årene. De har tidligere jobbet tett sammen med utenlandske forskere,  IBM og Google, og har nå laget et system for å predikere fravær.

I november skrev selskapet Vnnor som leverer produktet Synplan, en tre år lang avtale med Trondheim kommune. Tester i helse- og omsorgssektoren har demonstrert en reduksjon i sykefraværet og dermed også bruken av vikarer. Målet er flere heltidsstillinger og færre vikarer. Det gir et mer forutsigbart budsjett.

Økonomisjef Lars Dyrdahl i Trondheim kommune sier til Teknisk Ukeblad at helse- og velferdsdirektøren uavhengig av dette prosjektet har besluttet å sentralisere arbeidet med bemanningsplaner. 

Sparer årsverk

– I dag har vi 33 årsverk som bare driver med turnusplanlegging. Vi ønsker å flytte dette til økonomitjenesten. I denne sammenheng kan dette verktøyet være et av flere som kan hjelpe oss å lage bedre og mer robuste arbeidsplaner. Vi mener det er nødvendig å ta i bruk ny teknologi og for å utnytte den best mulig krever det også endringer i organisering og kompetanse, sier Dyrdahl som regner med å spare mange årsverk på en slik sentralisering og bruk av ny teknologi.

Han legger til at prosjektet ønsker å etablere en vikarressurs som kan håndtere fravær og at denne kan fungere på tvers av flere avdelinger og etter hvert også flere enheter. Dette prosjektet går fram til sommeren 2023. 

– Det viktigste for oss er ikke mer effektivitet, men at vi skal få et bedre styringssystem for å planlegge bemanning i så store virksomheter. Vi risikerer å gå konkurs om vi ikke får mer ut av hver krone i en helse- og velferdssektor som vil omfatte stadig flere mennesker, sier han.

Prosjektet inngår i et mer omfattende program for å skape en mer bærekraftig helse- og velferdssektor i kommunen. 

Hai Nguyen har nå flyttet fra Trondheim til Oslo for å komme tettere på et større marked. I desember inngikk han en avtale med Oslo kommune som ønsker å teste systemet på noe av sin bemanning i helseetaten.

På spørsmål om det finnes konkurrenter svarer Nguyen at store IT-selskaper, også norske, jobber med AI-baserte systemer.

Les også

Unik teknologi

– Men jeg frykter ikke at noen skal klare å kopiere våre algoritmer. De er unike, sier gründeren. Grunnlaget for å lage gode systemer med maskinlæring kombinert med kunstig intelligens er flere års forskning ved NTNU. 

Nguyen kan fortelle at hans team har gått gjennom bemanningsplaner og fraværsregistreringer i helse- og velferdssektoren i Trondheim over de siste fem årene for å utvikle algoritmer som kan predikere fravær. 

Av hensyn til personvernforordningen (GDPR) har de under utviklingen utelukkende holdt seg til aggregerte data slik ingen sensitive eller personlige data kan leses ut av algoritmene. 

En som også har sterk tro på start up-bedriften, er tidligere helseminister Werner Christie som har sagt ja til å sitte i styret. 

Han har særdeles god bakgrunn for å bidra med innspill ettersom han siden 2015 har drevet med masterutdanning av helseledere innen kommunal helse i regi av BI, Høgskolen i Innlandet og NTNU Gjøvik. Han er lege og har vært fylkeshelsesjef i Hedmark og jobbet med helserelaterte spørsmål i organisasjoner som WHO og Innovasjon Norge, samt sitt eget konsulentselskap Word Health Connections.

Var skeptisk til AI

– Jeg skal innrømme at jeg har vært litt skeptisk til kunstig intelligens. Jeg mente vel at det tidligere var litt hypet, men Hai har bevist hvordan AI kan være et jordnært og praktisk verktøy for å gjøre turnusplanlegging mer effektivt. Vi vet jo at personalkostnadene utgjør 70–80 prosent av kostnadene i de kommunale budsjettene, sier Christie til TU.

Han nevner som eksempel at det i kommunehelsetjenesten kan være så mange som 50 mennesker som på hel- og deltid betjener enheter med 8 -10 pasienter.     Christie mener helsevesenet kan lære noe av hvordan oljeindustrien har organisert vaktordningene på produksjonsplattformene. 

– Bemanningen i helgene er en hovedutfordring i turnusplanlegging, og litt lengre  helgevakter kan gi færre helger med vakt. Jeg tror det er mye å spare på at man f.eks. på sykehus og sykehjem etablerer flere heltidsstillinger. Da vil behovet for vikarer kunne reduseres kraftig. En slik heltidskultur mener jeg også vil gi bedre kvalitet for pasientene. Det vil bli færre personer å forholde seg til, sier Christie. 

Krevende

Hans erfaring er at det ofte er krevende å skape innovasjon innen store organisasjoner, men at det vil tvinge seg fram når man ser hva man kan oppnå med ny teknologi.

Vnnor har en treårig avtale med Trondheim kommune der selskapet også skal bistå med videre utvikling. Ifølge gründer Hai Nguyen er systemet i utgangspunktet automatisert slik at man på et dashboard kan planlegge bemanningen i løpet av 5–10 minutter. 

Økonomisjef Lars Dyrdahl sier at systemet ble testet først i Byåsen bo- og aktivitetstilbud som er en av de større helseenhetene i Trondheim kommune. 

– Vi har stor tro på at dette verktøyet vil gi oss en gevinst i form av redusert sykefravær og bedre styring av bemanningen slik at vi kan redusere vikarbruk og overtid, sier Dyrdahl.

Denne artikkelen ble først publisert i TU-magasinet, nr. 1/2022

Les også