Vil påby e-postarkiv i det offentlige

Loven krever fullt innsyn i all korrespondanse, men det er få e-poster i offentlige journaler.

Statskonsult er en av de over 80 instansene som har sendt inn høringsforslag til Regjeringens e-postforskrift som bygget på prinsippet at de ansattes e-post er privat, og at arbeidsgivere generelt sett ikke skal ha adgang til å lese den.

Forslaget er blitt kraftig kritisert av organisasjoner som peker på at firmaer etablerer e-post som et arbeidsverktøy, og at privat e-post kan henvises til de ansattes private e-postkontoer.

Statskonsult mener at det bør stilles krav til journalføring av informasjon som kommer inn på e-post, og får støtte av jurist Ina Cathrine Lindahl i advokatfirmaet Hjort.

I årets utgave av Nordisk årbok i rettsinformatikk, Elektronisk forvaltning i Norden, skriver Lindahl, som er tidligere juridisk rådgiver i Norsk presseforbund, at «… offentlighetsloven er den mest brutte lov i Norge, og at forvaltningen dermed er landets største lovbryter. Problemet er at praksis ikke er i overensstemmelse med lovens ordlyd, og det gjelder især for forvaltnings håndtering av e-post.»

Lindahl viser til en undersøkelse som konkluderer med at bare tre prosent av alle e-postmeldinger blir journalført: «Undersøkelsen er blitt tatt til inntekt for at bruken av e-post i forvaltningen i praksis fører til et formidabelt hemmelighold.»

    Les også:

Til Computerworld sier hun at manglende journalføring i det offentlige er et stort praktisk problem. Det er et demokratisk problem når noen ber om innsyn, og ikke finner relevant informasjon som påvirker beslutningen i det offentlige.

Det kan være nettopp fordi dokumentet ligger på saksbehandlers egen PC, og ikke i det tilgjengelige systemet.

Offentlighetsloven paragraf 2 sier klart at: Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innhold av dokumentet i en bestemt sak.

Selv om rutinene er krystallklare på at saksbehandlere skal for eksempel lagre kontrakter, men korrespondansen før og etter som stiller spørsmålstegn ved enkeltpunkter i kontrakten, kan ha blitt slettet.

Salget av Lista flystasjon beskriver hvorfor det er nødvendig med lagring av e-post. Korrespondansen mellom Forsvarets bygningstjeneste og kjøper Lista flyplass skjedde i all hovedsak på e-post, og det var ikke mulig å oppspore journalførte brev eller møtereferater.

Av 192 e-poster som ble gjennomsøkt, inneholdt ingen av dem noe som underbygget salget av Lista flystasjon.

Det knytter seg nå sterk spenning til høringsnotatet til e-postforskriften som vil gi offentlige organ et regelverk, med tanke på lagring. En endelig beslutning forespeiles av Fornyings- og administrasjonsdepartementet skal skje nå på våren.

Til toppen