Oslo kommune lekket selskaps forretningshemmeligheter til konkurrentene

Selskapet Transponder mener Oslo kommune er verstinger når det kommer til anskaffelser. De opplevde å få prisene sine lekket til konkurrentene under en anbudskonkurranse.

Digi.no har de siste dagene skrevet om forhold under Oslo kommune Utdanningsetatens (UDE) anskaffelse av en skolemeldingsverktøy i 2017-2018, som advokat og anskaffelsesekspert Marianne Dragsten omtaler som alvorlige regelbrudd.

De har holdt tilbake vesentlig informasjon som kan påvirke kontraktverdien, og silt informasjon gitt til tilbyderne.

Var billigst

For selskapet Transponder startet problemene med Oslo kommune allerede da etaten utlyste anbud for et toveis meldingsverktøy i 2012.

Som nyopprettet selskap leverte Transponder (som da het Sorned Media) tilbud, og var leverandør med lavest pris.

De vant imidlertid ikke anbudet, og UDE ville inngå avtale med Teletopia – daværende søsterselskap til Teletopia Interactive, som vant neste anbudsrunde for tilsvarende meldingsverktøy i 2017-2018.

Denne anbudsrunden utløste klager og krav om innsyn i tilbud og andre dokumenter tilhørende anbudskonkurransen fra flere av leverandørene som hadde deltatt.

Transponder var her ikke en av klagerne.

Anskaffelsesprosessen ble til slutt avlyst, og en ny anbudskonkurranse ble utlyst noen måneder senere.

Prisene var lekket

På dette tidspunktet blir Transponder kontaktet av en av de andre leverandørene. De kan fortelle at de har fått innsyn i Transponders enhetspris per melding og rabattløsning.

Slike enhetspriser blir regnet som forretningshemmeligheter, og leverandørene blir derfor bedt om å levere inn to versjoner av tilbudene sine, hvor slike forretningshemmeligheter er sladdet bort i den ene versjonen – nettopp til bruk ved innsynsforespørsler.

Her hadde UDE altså sendt ut den usensurerte versjonen til konkurrentene.

Tre av Transponders konkurrenter fikk innsyn i deres enhetspriser og rabattløsning etter første runde. To av disse konkurrentene hadde i andre runde senket sine priser betraktelig.

På tross av at Transponder senket sine priser ytterligere, etter å allerede ha vært billigst i første runde, hadde nå to av leverandørene gått forbi dem på pris.

Når Transponder gjør UDE oppmerksom på dette, svarer etaten:

«Vi vil på det sterkeste beklage at det ved en glipp ble gitt innsyn i enhetsprisen i Deres tilbud i forrige konkurranse. Imidlertid kan vi ikke se at denne feilen har betydning for resultatet av den etterfølgende konkurransen.»

– Veldig alvorlig

Advokat og ekspert på offentlig anskaffelser, Marianne Dragsten, sier prislekkasjen er veldig alvorlig.

– I prinsippet kan kommunen være erstatningsansvarlig, hvis det har medført at Transponder har tapt andre runde.

– Når det kan påvises at prisene er satt ned, så er det jo mye som tyder på at det har hatt innvirkning, sier hun.

Begrunnelsen som blir gitt for at feilen ikke hadde betydning, var at det ifølge etaten var «leverandører» blant de som fikk innsyn som uansett økte sin enhetspris, og at tre nye tilbydere, som ikke hadde fått innsyn i Transponders pris, tilbød lavere pris.

I en påfølgende klage via sin advokat påpeker Transponder at dette ikke kan stemme. I andre runde var det kun tre leverandører som tilbød lavere pris enn Transponder: To av disse hadde fått innsyn i enhetsprisen, én var ny tilbyder. Den tredje leverandøren som hadde fått innsyn, fikk avvist sitt tilbud.

Altså rykket begge leverandører som fikk innsyn i første runde, og som fortsatt var relevante i andre runde, forbi Transponder på pris – et kriterium som ble vektlagt 65 prosent av totalvurderingen.

Fikk aldri svar

Transponder får aldri svar fra UDE på klagen sin.

Daglig leder i Transponder, Anders Nederhoed, forteller at selskapet på det tidspunktet var nye og uerfarne.

– Jeg tror vi rett og slett ga opp, sier han.

Digi.no har spurt UDE om de kan finne noe svar på Transponders klage. I en mail svarer de:

«Nei, vi finner ingen skriftlige svar på klagen i våre arkiver. Vi konstaterer at vi ikke har mottatt noen purring eller ytterlige henvendelser fra leverandøren eller deres advokat og antar derfor at det har vært en muntlig avklaring i 2012.

Vi er trygge på at gjennomføring av konkurransen i 2012 var i henhold til Lov og forskrift for offentlig anskaffelser, vi antar at Leverandøren(e) ville har brakt saken inn for KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser, journ. anm.) eller retten om de mente at vi handlet i strid med anskaffelsesreglement.»

Medeier og utvikler i Transponder, Lars Preben Sørsdahl, er oppgitt over etatens holdning.

– Såvidt jeg vet så dikterer forvaltningsloven at man skal få skriftlig svar. Å anta at det har vært en muntlig avklaring på en skriftlig klage faller på sin egen urimelighet, sier han.

– At kommunen lekket sensitiv prisinformasjon og at vi klaget på anbudet vedrørende dette burde være en klar indikasjon på at de ikke handlet i henhold til lovverket.

Gikk til retten

På tross av UDEs prislekkasje, og det selskapet beskriver som en arrogant holdning de ble møtt med i etterkant, leverte Transponder tilbud på to anbudskonkurranser hos Oslo kommune i 2017.

Først var en anskaffelse av kommunikasjonsverktøy mellom barnehage og hjem fra Byrådsavdelingen for utvikling og kunnskap. Også denne anbudsrunden og påfølgende kontraktstildeling utløste klager, både fra Transponder og en annen leverandør.

Her anså Transponder regelbruddene som såpass alvorlige at de gikk rettens vei for å få kontraktsinngåelsen stoppet ved midlertidig forføyning.

Det fikk de ikke, og kontrakten ble inngått.

Denne uken har de imidlertid fått delvis medhold fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (Kofa), i at kommunen hadde begått regelbrudd. Ett av punktene de fikk medhold på, gjaldt en markedsdialog som ble holdt i forkant av anbudskonkurransen.

Slike markedsdialoger skal dokumenteres skriftlig, for å sørge for at alle interessenter i konkurransen skal ha tilgang på informasjonen som kom frem i dialogen, slik at ikke leverandører som deltok sitter med en fordel.

Oslo kommune hadde ingen dokumentasjon fra dialogen.

Kofa skriver i sin avgjørelse:

«Det følger av kravet til etterprøvbarhet i loven § 5 at en slik dialog må kunne dokumenteres for å sikre at prinsippene om forutberegnelighet og likebehandling ivaretas gjennom prosessen. Innklagede har ikke lagt frem noen dokumentasjon fra markedsdialogen. Etter klagenemdas syn er dette i strid med kravet til etterprøvbarhet.»

Underlige spørsmål

Noen måneder etter utlysningen av anbudskonkurransen for meldingsverktøy for barnehagen, kom utlysningen for meldingsverktøy for skolene.

I tillegg til det som er blitt omtalt som klare regelbrudd i konkurransen om skolemeldingsverktøy, som digi.no har skrevet om i tidligere artikler, var det flere ting Transponder opplevde som underlig under anbudsrundene.

De fikk følelsen av at Oslo kommune forsøkte å finne grunner til å avvise dem fra konkurransen.

For eksempel ba kommunen Transponder om å avklare det de betegnet som et «unormalt lavt tilbud». Dette på tross av at tilbudet de leverte var innenfor det kommunen hadde oppgitt som forventet kostnad.

Amazon som underleverandør

Et annet eksempel Transponder omtaler som underlig, er at kommunen valgte å regne blant annet Amazon som en underleverandør av selskapet. Transponder benyttet seg nemlig av Amazons IAAS («Infrastructure as a service»), med drift av datahaller, strøm, nettverk og liknende.

At kommunen regnet dette som en underleverandør innebar et krav om en forpliktelseserklæring fra Amazon – et av verdens største selskaper – på at de hadde rådighet over de nødvendige ressursene som trengtes for at Transponder skulle kunne oppfylle kontrakten med kommunen.

Transponders advokat, Catherine Sandvig ved advokatfirmaet Ræder, er enig i at situasjonen vekker oppsikt.

– Det ble stilt ganske mange spørsmål til Transponder, blant annet om krav til forpliktelseserklæringer fra det kommunen mente var underleverandører.

– Etter min oppfatning var det ganske åpenbart at det ikke var snakk om underleverandører i regelverkets forstand, men helt vanlige kjøp av innsatsfaktorer, det blir som for eksempel strøm til et produksjonslokale, sier hun.

– En kan jo bare spekulere i årsaken til at spørsmålene ble stilt, men det var en del spørsmål som var ganske vanskelige å forstå.

Oslo kommune er verstinger

Etter alle disse erfaringene med Oslo kommune beskriver Sørsdahl og Nederhoed forholdet sitt til kommunen som anstrengt.

Nederhoed forteller at de i dag leverer kommunikasjonsløsninger for over tyve prosent av landets grunnskoler, og mellom fem og ti prosent av barnehager og videregående skoler. De har deltatt i mange anbudsrunder, og opplevd mye forskjellige hos kommunene rundt omkring.

– Men fra vårt ståsted er Oslo kommune verstinger, virkelig, sier han.

– Jeg har blitt overrasket hver gang vi har hatt noe med dem å gjøre, og tenkt at det kan jo ikke være så ille. Men så har det hver gang vist seg å være enda verre enn vi først har trodd.

Nederhoed tviler på at de kommer til å bruke mer tid på å levere tilbud hvis det skulle dukke opp flere aktuelle anbud fra kommunen.

– Det er tidkrevende å besvare slike anbud på en god måte, og å forsøke å gi et godt tilbud og pris, så vi har brukt mye tid opp gjennom på Oslo kommune. Det gjør vi neppe igjen, sier han.