Gigantfylket «ingen» vil ha: Slik ble tre IT-porteføljer til én

Sommeren 2017 vedtok Stortinget at Buskerud, Østfold og Akershus skulle slås sammen til et fylke. Det skjedde etter at samtlige fylkesting hadde vedtatt at de var imot sammenslåingen.

Da arbeidet med det nye gigantfylket Viken startet, måtte tre IT-sjefer sette seg ned sammen for å planlegge sammenslåingen. Tre ulike organisasjoner, tre ulike driftskonsepter, og tre IT-porteføljer med til sammen mer enn 200 systemer, skulle samles.

1. januar 2020 kunne alle ansatte i fylket logge seg på med ny bruker på en splitter ny Viken-klient.

Dersom Arbeiderpartiet og Senterpartiet får det som de vil, løses fylket opp igjen etter neste stortingsvalg.

Kompleks sammenslåing

Anders Aagaard Sørby er digitaliseringsdirektør i Viken fylkeskommune. Han kom fra stillingen som IT-sjef i Østfold, og har fulgt hele sammenslåingsprosessen som prosjektansvarlig for prosjektet Digitalisering, samhandling og innovasjon.

– Vi har slått sammen flere avdelinger, etablert felles samhandlings-løsninger og felles IT-plattform, gått fra bruk av egne datarom til moderne skyløsninger, avklart nye roller og innplasseringer, og konsolidert triple fagsystemer med ulik kontraktslutt samtidig som vi innførte store prosjekter som Visma in school, tok imot nye store oppgaver og rigget for fremtiden, forteller Sørby.

Det var tidlig enighet om å bruke sammenslåingen til å gjøre et løft, og at det var de fremtidige behovene til det nye fylket som skulle prioriteres. De valgte derfor å bygge en helt ny IT-plattform fra bunnen.

Fra 1. januar 2020 skulle innbyggerne oppleve Viken som ett fylke, og alle ansatte skulle ha tilgang til nye og gamle systemer fra sin nye Viken-klient. Samtidig skulle IT-organisasjonen være klar til å starte tjenesteutvikling basert på brukernes behov.

Grunntjenestene som HR, lønn, økonomi og samhandling måtte på plass først, sammen med en prioriteringsliste over systemene som skulle følge. Den nye Viken-plattformen ble bygget på Zero trust-prinsippet, som gjorde sikkerheten god, men tidkrevende å få på plass for det nye fylket.

Med i prioriteringen måtte også kontraktsforholdene i hvert enkelt system.

Ingen fritak fra anskaffelsesreglene

Med tre ulike porteføljer fulgte også et stort arbeid med å konsolidere kontrakter. Ulike systemer er kjøpt inn på ulike kontrakter, og kunne ikke uten videre avvikles mens kontraktene løp.

– det har ikke vært snakk om noe unntak fra anskaffelsesreglene, sier Sørby

Derfor ble også kontraktsforhold en del av vurderingen, og en viktig årsak til at det stadig er utestående duplikater å håndtere. Fylket jobber fortsatt med å avvikle systemer.

Fikk dekket en brøkdel av utgiftene

Regjeringen la opp til at fylker som ble sammenslått ved tvang, fikk en engangssum til sammenslåings-kostnadene. Summen ble satt til 15 millioner per fylke som inngikk i et nytt fylke, noe som ga Viken en uttelling på 45 millioner.

Denne engangssummen har ikke på langt nær dekke de kostnadene fylkene har hatt ved sammenslåingen. Budsjettet til digitaliseringsløftet og IT-sammenslåingen har vært på 140 millioner. Over 200 interne og eksterne ressurser har vært involvert i prosjektet.

Kan bli oppløst ved regjeringsskifte

Både AP og SP går til valg på at tvangssammenslåtte fylker som ønsker oppløsning kan søke om det.

Dersom det etter stortingsvalget 2021 skulle bli flertall for å la sammenslåtte fylker løse seg opp igjen, vil Stortinget sette premissene for en eventuell oppløsning.

Digi.no spør Halvard Ingebrigtsen, fylkesråd for finans og administrasjon i Viken fylkeskommune om det finnes en plan for å dele IT-porteføljen tilbake til tre fylker.

– Nei. Det har vi ikke i dag. Fylkesrådet vil legge frem en sak om oppløsning av Viken for fylkestinget etter at et nytt storting er på plass. IT-porteføljen vil være en del av det som skal vurderes i saken, skriver Ingebrigtsen på e-post til Digi.no.

Ingebrigtsen har ingen konkrete planer for en eventuell splitting av IT-porteføljen, men vil vurdere dette når premissene for eventuell oppløsning er gitt av Stortinget. Han berømmer arbeidet som er lagt ned i den digitale sammenslåingen av fylkene.

– Sammenslåingen av IT-porteføljene og etableringen av IT Viken er et av Norges største IT-prosjekter i offentlig sektor. Det har vært lagt ned et formidabelt arbeid av våre ansatte for å få dette til, skriver Ingebrigtsen.

Også Anne Beate Tvinnereim, 2. nestleder i Senterpartiet, understreker på e-post til Digi.no at det er gjort en god og omfattende jobb med digitaliseringsløftet i Viken.

«Dette er heldigvis også investeringer som fylkene i stor grad kan nyttiggjøre seg etter en oppløsning også. Dette er det viktig for oss å formidle, siden enkelte hevder at det vil bli så kostbart å oppløse Viken, men mange av disse investeringene tar vi selvsagt med oss videre.» Skriver Tvinnereim.

Første mulige dato for en eventuell oppløsning er 1. januar 2024.

Ingen plan for tilbakerulling

Digi.no spør Anders Sørby om han har en tilbakerullingsplan i skuffen.

– Mitt mandat er å jobbe for en best mulig hverdag i Viken, og det forholder jeg meg til, svarer Sørby.

Det mandatet er beskrevet i en nylig vedtatt digitaliseringsstrategi for Viken. Strategien har tidsramme fra 2021 til 2024 og beskriver en nyetablert virksomhet som har fått på plass teknisk grunnplattform, men som skal jobbe videre med å få på plass gode tjenester til brukerne og innbyggerne.

Det er fortsatt arbeid igjen før stordriftsfordelene kan tas ut.

– Det tar tid og ressurser å avvikle gammel infrastruktur, datarom og systemer, sier Sørby.