Kjempefusjonen: – Det er nødt til å skje noe i markedet for arkivsystemer nå

Alle departementene, inkludert Statsministerens kontor og Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) har valgt ny leverandør av saks- og arkivsystem.

Oppdraget som trolig er verdt om lag 150 millioner kroner ble vunnet av Tieto. Evry er den eneste andre aktøren som leverte tilbud.

Nyheten kom litt i skyggen av at Evry og Tieto på samme tid varslet fusjon til en nordisk IT-kjempe med 24.000 ansatte.

Tenke nytt

Documaster bekrefter at de på et tidspunkt viste interesse for DSS-anskaffelsen av nytt saks- og arkivsystem for alle departementene. Likevel var det ikke aktuelt å delta i konkurransen.

– Vi var inne og spurte. Hvorfor tenker ikke departementet nytt? Hvorfor gjør de det på akkurat samme måte som i 2009, eller i 2002 for den saks skyld. Anbudet de valgte er lite innovativt, noe jeg synes har kommet godt fram gjennom kronikker på digi.no, sier daglig leder Anders Johnsen i Documaster til digi.no.

Han viser da til et innlegg fra ledere i Sopra Steria, som i januar i år etterlyste at Kommunal- og moderniseringsdepartementet «bør gå langt mer moderne til verks».

Konsulentforetaket forfektet et syn om at departementet heller bør tenke applikasjoner med dokumentforvaltning innebygd – framfor å anskaffe sak/arkivsystem med bakgrunn fra 1990-tallet. Dette synet ble ikke hørt.

• Mer om kjempefusjonen: Tieto og Evry mener de utfyller hverandre og at fusjonen ikke skader konkurransen

Fleksibilitet

Johnsens hjertesukk er at departementet, som både er ansvarlig for regjeringens digitaliseringspolitikk og kommunereformen, ikke har delt opp leveransen.

Her må det sies at Documaster har åpenbar egeninteresse av et skille. Selv leverer de bare arkivlager eller det som gjerne er omtalt som arkivkjerne, og så må andre stille med fagsystem på toppen.

– Det er riktig at vi har en stor egeninteresse, men denne modellen gir også en helt annen fleksibilitet. Det blir noe helt annet enn dagens innelåsing hvis du kan sørge for at dataene er lagret etter en standard, og så kan du bytte forretningssystem på toppen. Det betyr at dataene dine kan avleveres til et annet system i morgen, konstaterer han.

– Mange er bekymret

Saks- og arkivsystem er et nisjemarked med svært få tilbydere. Acos, Tieto og Evry er de tre store og dominerende aktørene. Men denne uken varslet to av dem fusjon.

Tieto og Evry er begge hver seg dobbelt så store som Acos i denne nisjen. Samlet vil Tietoevry få en markedsandel på rundt 80 prosent, viser rapporten som Menon laget i fjor høst på oppdrag fra kulturdepartementet.

Er det grunn til å være bekymret for svekket konkurranse når Evry og Tieto slår seg sammen?

– Her snakker jeg ut fra et Documaster-perspektiv. For oss er dette helt nøytralt. Vi samarbeider med dem begge. Vi leverer supplement til begge. Men i markedet er det ingen tvil om at mange er bekymret, sier Johnsen.

Han viser til arkivfaglig forum på Facebook, der bransjefolk gir uttrykk for at konkurransesituasjonen blir verre når det blir stadig færre leverandører.

Men det er flere utfordringer i den lille andedammen. Allerede før fusjonen mener flere digi.no har snakket med at bransjen sliter med å levere. På grunn av reformen.

Reformen

Sammenslåing av kommuner og fylker har skapt et stort press i markedet, får digi.no opplyst.

Gamle systemer må avsluttes og et betydelig antall er nødt til å anskaffe nye saks- og arkivsystemer på samme tid.

Acos sier rett ut at de ikke hadde ressurser til å delta i konkurransen om å levere til alle departementene, på grunn av ressursmangel. De mener det var dårlig timing på anbudet.

Dermed mister de en viktig referansekunde, som de har hatt de ti siste årene.

– Kapasitetsutfordringene gjelder ikke bare oss, men for hele bransjen, sier daglig leder Bent-Inge Storheim i Acos til digi.no.

Oppdraget hadde ved utlysning en oppgitt verdi på mellom 90 og 210 millioner kroner, så her er det mer enn bare prestisje de går glipp av.

150 millioner til Tieto

Det var Tieto som trakk det lengste strået i konkurransen om departementene, der bare to tilbydere deltok. Selskapet de skal fusjonere med, Evry, var den andre konkurrenten. Det sier litt om markedet.

– Dette er et utrolig spennende oppdrag for oss. Tieto ser fram til å bistå departementsfellesskapet med å digitalisere forvaltningen. På sikt vil dette være med å legge grunnlaget for den fremtidige velferdsstaten, uttaler Tietos salgsdirektør Daniel Thafvelin i en pressemelding.

Etter det digi.no erfarer fikk kunden en lavere pris enn forutsatt ved utlysningen. Hva sluttsummen blir må nesten tiden vise, men vi hører at 150 millioner kroner kan være realistisk.

Det er ikke nødvendigvis programvare og lisenser som drar opp prisen mest, men snarere tilhørende konsulentbistand, drift og forvaltning over mange år.

Antall timer er svært vanskelig å anslå på forhånd, og derfor er det også et så stort slingringsmonn i estimatet. Kostnader og tidsbruk til opplæring av minimum 7.000 byråkrater, som nå må kurses i ny løsning, kommer i tillegg til det nevnte anslaget.

– Vanskelig å være kunde

Også i kundeleddet kan man finne bekymringer om at etterspørselen er større enn det bransjen makter å levere for tiden.

– Det er en bekymring jeg skjønner. Over de neste 4-5 årene skal vanvittig mye arbeid gjøres. Jeg tror det kommer til å være vanskelig for kunder som spør etter saksbehandlingssystemer, sier Anders Johnsen i Documaster.

Når det er sagt er han klar på at selskapet hans skal kjempe med nebb og klør for å kapre kontrakter fremover.

Kommunale innkjøpsklynger og nye store kommuner virker da spesielt interessant. I løpet av høsten skal også universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim lyse ut behov på anbud, som tilbyderne av sak/arkivsystem kommer til å følge med stor interesse, ifølge Johnsen.

– Dette blir en stor trussel for dem

Det behøver ikke nødvendig å være slik at slaget står mellom Public 360 fra Tieto, Evry sitt Elements (Ephorte) eller Websak fra Acos, mener han.

– Fusjonen mellom Tieto og Evry revolusjonerer ingenting. Nei, vi må heller tilbake til det vi snakket om tidligere. Det må komme inn leverandører som har lyst til å tenke nytt. Det er min mening, sier Johnsen i Documaster.

Han tror det er nødt til å skje noe i markedet nå. Og er overbevist om at det vil komme nye leverandører.

Lånekassen som planlegger å benytte Office 365 og Sharepoint fra Microsoft som saksbehandlingssystem, er et eksempel han viser til. Nye Asker kommune er et annet. Begge har valgt utradisjonelt ved å skille mellom saksbehandling og arkivsystem.

– Det vil komme flere nisjeaktører som gjør dette. Og jeg tror det blir en stor trussel for de komplette saksbehandlingssystemene til Tieto og Evry. Det er ingen nytenkning i saksbehandlingssystemene som er i markedet nå, sier Documaster-sjefen.

At det er lite innovasjon og nytenkning går også frem av Menon-rapporten, som også anbefaler at den særnorske Noark-standarden bør skrotes.

Det som trengs er noe langt mer brukervennlig, slik han ser det.

– Vi kan ikke ha et funksjonalitetsrace for å svare på anbudskonkurranser. Vi må tenke på brukerne. Dagens systemer er laget for å vinne slike anbud. Det vi må ha er forbrukervennlige systemer som kan gjøre det mye bedre å jobbe i offentlig sektor, sier Johnsen.

– Altfor mange fagsystem

Elektroniske sak- og arkivsystem spiller en avgjørende rolle i offentlige etater. Det er vanskelig å se for seg at uttalte vyer om digitalisering lar seg oppfylle – uten at slike løsninger henger med i svingene.

Med kommunefusjoner og bransjefusjoner og en virkelighet der bransjen sliter med å ta unna alle oppdragene – står man i fare for å bremse ønskene om digitalisering i offentlig sektor?

– Jeg synes at man heller skal tenke bredere. Kommuner har svært mange fagsystemer. Det kan typisk være 50-60 stykker i én kommune. Helse, omsorg, barnehage, administrasjon, PPT (pedagogisk psykologisk tjeneste), byggesak, utdanning, det finnes egne systemer for hver eneste prosess. Det er masse å hente av innovasjon for Norge hvis vi kunne klart å standardisere eller konsolidere mange av dem, og fått nye produkter inn på markedet, mener Johnsen.

Han utdyper at alle slike fagsystemer må avlevere til kommunens arkiver.

– Det er derfor man har fryktet det litt. Det jeg foreslår blir sett på som fryktelig komplisert, men det er det ikke lenger.

Vokser og vil ut i verden

Utfordreren Documaster har vokst kraftig. I 2019 regner de med å bikke 30 millioner kroner i såkalte årlig gjentakende abonnementsinntekter.

Det blir i så fall fjerde året på rad at kundebasen har doblet seg. Ved inngangen til året hadde de 175 kunder. Målet for i år er 80 nye. Ved halvårsmerket er de i rute, ifølge Johnsen.

– Det går bra med oss. Har lyst til å påpeke at vi har ingen som har sluttet å bruke Documaster siden vi startet opp i 2014. Det er en veldig tillitserklæring. Vi vokser hardt og gjør også en stor satsing mot privat sektor. Pengene tas ikke ut av selskapet. I stedet investerer vi, og har en drøm om å gå internasjonalt med systemet vårt.

Han legger til at de innen nyttår vil ha vokst til 85 ansatte. Det er fordelt på Skøyen i Oslo, Ålesund, Stockholm, samt Sofia i Bulgaria, hvor de har utviklingsavdeling.

Acos har drøyt 170 ansatte. Et fusjonert Tietoevry, som selvsagt driver med en lang rekke andre ting enn bare saks- og arkivløsninger, vil til sammenligning ha om lag 24.000 ansatte i over 20 land.