Navs IT-sjef om IT-sprekken: − Vi kunne helt klart vært bedre

Helsfyr, Oslo: − Det er fortsatt mye gjenstående arbeid, men vi har god fremdrift, sier Heidrun Reisæter, som er IT-sjef i Nav.

Hun viser til Navs mye omtalte Prosjekt 3, prosjektet som skulle automatisere og effektivisere arbeid med sykepenger i Nav.

Prosjektet ble seks år forsinket og kostet hundrevis av millioner kroner. Målet var å effektivisere saksbehandlingen og kutte ventetiden i klagesaker. Det motsatte skjedde.

Nå har PWC på oppdrag fra Nav gått gjennom en rekke dokumenter og snakket med ansatte i prosjektet. Rapporten de har levert, tegner et bilde av et prosjekt med dårlig styring, manglende koordinering med de som skulle ta i bruk løsningen og de som bygde den, og til dels dårlig arbeidsmiljø mellom de ulike faggruppene i etaten.

− Mye av beskrivelsen handler om hvordan vi hadde det i 2017, 2018 og 2019. Det begynner å bli ganske lenge siden, sier Reisæter og fortsetter:

− Selv om Nav etter hvert har ganske lang erfaring med å jobbe med produktutvikling på den måten vi gjør nå, tenker jeg at vi fortsatt har en vei å gå.

Rapporten gir klare anbefalinger om veien videre. Sammen med resten av Nav skal Reisæter jobbe for å knytte ulike fagdomener enda tettere sammen og finne metoder for å styre den smidige utviklingen.

− Man har latt den pendelen svinge litt langt ut, når vi sa at nå er det autonomi som gjelder. Det er så viktig med autonomi, men innenfor felles retning og rammer, sier Reisæter.

Styring

− Man har hatt en sterk tro på at mye løser seg selv gjennom å tilrettelegge for autonomi. Som rapporten sier, vi har ikke vært gode nok til å gå inn og ta tak i ting underveis.

Det sterke ønsket om å gi teamene autonomi og mulighet til å jobbe og løse problemer selv, har nok gitt ledelsen en viss berøringsangst som hindret tydelig ledelse der det trengtes, mener Reisæter.

− Og rapporten sier at der kunne vi helt klart vært bedre.

Det å klare å ha gode mål og tydelige rammer som ikke står i veien for at de tverrfaglige teamene selv skal finne løsningen på problemet, kan være en utfordring.

− Svaret er å jobbe seg tettere sammen, å ta ned avstanden mellom lederledd og teamet, sier Reisæter.

Noen fallgruver kunne vært unngått med mer felles forståelse om hvordan teamene ligger an og hvordan fremdriften er, mener hun. Et av problemene rapportene pekte på, var nettopp at planene for når gevinstene skulle tas ut, ikke passet sammen med planene for når funksjonaliteten ble levert.

Produktteamet slet også med samarbeidet med det juridiske fagmiljøet, viser rapporten. Nå består mye av jobben i å få til tverrfaglighet i praksis, mener Reisæter.

− Hva mener vi når vi sier smidig?

− Det er mulig vi har tatt litt for gitt at vi skal forstå hverandre i noen sammenhenger, sier Reisæter.

Da Nav startet prosjekt 3 med nye metoder, var det mye snakk om smidig.

− Jeg opplever at vi legger veldig mye i noen få ord. Man snakker så mye om hva som er smidig. «Dette skjer fordi vi jobber smidig. Sånn er det å jobbe smidig.» Vi må ta oss tid til å dekonstruere det ordet, sier Reisæter.

Noe av det viktigste hun tar med seg fra rapporten, er at man aldri skal ta for gitt at man forstår hverandre.

− Men jeg tror at det som beskrives der, er jo det symptomet på at man kanskje ikke tok seg nok tid til å forstå hverandre og investere i den tverrfaglige forståelsen tidlig, sier Reisæter.

Krever tid

− Som en religiøs vekkelse. Slik beskrev en av informantene til PWC opplevelsen av smidig-metodikken som inntok Nav. Fagmiljøer utenfor IT opplevde at de hadde lite å stille opp med.

− Hvis man ikke tar seg god nok tid til å bygge felles forståelse, kan det oppleves truende for etablerte fagmiljøer når nye metoder kommer inn. Da må man ta seg tid til å stoppe og si at det vi ønsker å gjøre nå, eller den metoden, den handler om dette og dette, og stille seg spørsmålet: «Hvordan kan det spille godt sammen med det vi allerede har av etablert metodikk og erfaring», sier Reisæter.

Det krever en åpenhet og nysgjerrighet både fra dem som sitter på metodikken som er innarbeidet på huset, som for eksempel juridisk metode, og dem som kommer med nye metoder knyttet til IT-utvikling.

− Det går begge veier. Smidig metodikk kom inn og møtte Navs etablerte metoder. Men måten vi har jobbet på før, var jo også en valgt metode. Det faller bort i diskusjonen noen ganger, sier Reisæter.

Riktig utvikling

Reisæter er likevel ikke i tvil om at innføringen av smidig metodikk er helt riktig.

For det er smidig metodikk som er beste praksis, det er det liten tvil om i 2023, mener hun.

− Men vi kunne kanskje unngått noen av de vondeste læringspunktene hvis vi hadde stoppet opp litt oftere og sjekket at samspillet funket, sier Reisæter.