Oslo måtte kjøpe inn skolesystem for 50 millioner da Visma-leveransen sprakk på tid

Nytt nasjonalt skoleadministrativt system med en prislapp på drøyt 0,5 milliarder kroner ble mer komplisert å utvikle enn forutsatt.

Det vedgår leverandøren som vant oppdraget tilbake i 2013, og siden har jobbet med å utvikle løsningen Visma InSchool. Leveransen ligger tre år bak opprinnelig tidsskjema.

• Bakgrunn: Visma har 100 ansatte i sving for å lage ferdig IT-systemet for norske skoler

De 19 fylkeskommunene, 500 skolene og anslagsvis 350 000 menneskene som skal bruke det skybaserte planleggings- og samhandlingsverktøyet har vært nødt til å smøre seg med tålmodighet.

Det siktes nå mot en beskjeden utrulling i 2019. Først i løpet av 2020 kan løsningen være klar til bruk ved alle skolene, etter det Visma opplyser til digi.no.

– Det er åpenbart veldig uheldig at det blir så store forsinkelser. Særlig når vi ser at behovene er der og at de er relativt umiddelbare, sier Kjetil Thorvik Bruk, leder for teknologi og digitalisering i Abelia.

Gjorde ny anskaffelse mens de venter

I Oslo kommune har forsinkelsene fått konsekvenser. I fjor sommer måtte Utdanningsetaten foreta en direkteanskaffelse av et konkurrerende system.

Årsaken var at Visma InSchool var blitt kraftig forsinket, og det forelå ingen omforente planer for leveranse til kommunen, skriver etaten i sin årsberetning.

– Forsinkelsen medførte at skolene i Oslo måtte bytte til ny løsning mens de venter på at systemet fra Visma skal bli ferdig, sier etatens IKT-direktør Bjørn Marthinsen nå til digi.no.

Den gamle løsningen de har benyttet, SATS Skole, var nemlig «teknisk utdatert» og nær slukkedato. Osloskolene sto i fare for å stå uten skoleadministrativt datasystem, om ikke noe ble gjort.

– Forventer å bli kompensert

I juni 2017 tegner Utdanningsetaten kontrakt med IST om innkjøp av deres programvare til bruk ved over 170 skoler med totalt 80.000 elever i hovedstaden.

Avtalen trådte i kraft umiddelbart med en varighet på minst tre år. Kontrakten er verdt i overkant av 50 millioner kroner, ifølge IST. I etatens årsrapport fremgår det at løsningen ble tatt i bruk allerede samme høst.

Betaler kommunen nå dobbelt opp for to ulike datasystemer? Hvorvidt har IST-anskaffelsen ført til merkostnader, mens de venter på Visma-prosjektet? Vi spør etaten.

– Oslo kommune forventer å bli kompensert for de merkostnader vi har som følge av dette, svarer IKT-direktør Marthinsen i en e-post.

Videre bekrefter han at skolene i Oslo skal benytte IST fram til den nasjonale løsningen fra Visma er ferdig utviklet.

På hvilket tidspunkt det blir aktuelt, er foreløpig uvisst.

– Den nye løsningen fra Visma skal dekke behovene for samtlige skoler i Oslo. Nytt tidspunkt er ikke endelig avklart, sier Bjørn Marthinsen i Utdanningsetaten i Oslo kommune.

Både Visma og det interkommunale selskapet Vigo IKS, som har bestilt den nasjonale løsningen på vegne av 19 fylkeskommuner, forventer nå at alle fylkene kan ta i bruk Visma InSchool i løpet av 2020.

Håper prosjektet kommer i mål

At man i situasjonen som har oppstått kjøper inn andre systemer, har Abelia ingen problemer med å forstå. Thorvik Brun ser dette i sammenheng med mantraet om at «de store IT-prosjektenes tid er forbi», som daværende IT-minister Jan Tore Sanner uttrykte det i 2015. Slike føringer ligger også i regjeringens digitale agenda.

Uten moderne systemer for skoleadministrasjon går skoleverket glipp av blant annet rapporteringsmuligheter og smartere måter å jobbe på. Her ligger det også betydelig rom for innsparing av tid, for lærere, elever og andre, mener Abelias leder for teknologi og digitalisering.

– Vi håper at dette prosjektet landes og at man klarer å hente ut gevinstene, sier Kjetil Thorvik Brun til digi.no.

Les også den første saken om dette temaet: Visma har 100 ansatte i sving for å lage ferdig IT-systemet for norske skoler