Eksperten: Slik får du jobben gjort effektivt hjemmefra

Denne artikkelen ble publisert første gang 14. mars.

Når vi tenker hjemmekontor tenker vi kanskje en dag eller to med fordypning, fred, frihet og joggebukse.

Ikke to uker - muligens måneder - pålagt hjemmekontor på grunn av et dødelig virus.

– Vi har masse forskning som stort sett entydig sier at vi jobber mer effektivt hjemmefra. Men den forskningen tar utgangspunkt i en annen situasjon, der man frivillig jobber hjemmefra noen dager, sier effektivitets-rådgiver Cecilie Thunem-Saanum.

Hun holder foredrag og kurs blant annet for Tekna, om produktivitet og tidsstyring, blant annet er det planlagt et kurs for Tekna i april.

Thunem-Saanum spesialiserer seg på hvordan bedrifter og enkeltpersoner kan jobbe bedre digitalt. I 2015 ga hun ut boken “Tid til alt”, og nå ringes hun ned av bedrifter som vil ha råd om hvordan de skal håndtere en situasjon med ansatte som kun jobber hjemmefra.

– Jeg har jobbet med dette i 16 år, og aldri sett noe lignende. Jeg flyr jevnlig og det å følge utviklingen fra fulle ettermiddagsfly til et nærmest folketomt Gardemoen i løpet av en uke har vært helt uvirkelig. I tillegg har det eksplodert med henvendelser fra bedrifter. Tidligere har bedrifter “ønsket tips” om å jobbe digitalt, nå er det mer rop om hjelp, for nå MÅ de møtes digitalt, fremfor analogt.

Overkontrollerende ukultur

Korona-krisen har gjort at svært mange må ha hjemmekontor. Fra og med mandag stenger skoler og barnehager over hele landet, og myndighetene har innført en rekke tiltak for å hindre smitte.

I går skrev Karriere 360° om hvordan ledere og organisasjoner kan legge til rette for at ansatte jobber hjemmefra. Forsker Donatella De Paoli advarte mot en gammeldags stempel-ordning-mentalitet. For forskning viser at lederes kontrollbehov øker ved fjernarbeid og digitale team. Samtidig blir ansatte mer opptatt av å vise at de er “på jobb”, for eksempel ved å være pålogget.

Thunem-Saanum kjenner igjen fenomenet, og har faktisk hørt om det fra ingeniører den siste uken.

– Flere forteller at de logger på rett etter at de våkner, gjerne allerede klokken 07 for å vise at de er på jobb. Så spiser de frokost med familien, mens de stadig løper bort og passer på at statusen ikke endres til “inaktiv”, så det ser ut som de er på jobb hele tiden. Jeg håper vi parkerer den (u)kulturen, og at arbeidsgivere nå viser tillit til ansatte som er på hjemmekontor.

Ingeniører trent for fokus

– Det er kanskje en brannfakkel for noen, men svært mange vil oppleve at de får gjort like mye på fire timers effektiv arbeidstid som på en normalarbeidsdag på 7,5 timer. Sånn, nå har jeg sagt det, sier Thunem-Saanum.

– Hvis du strukturer dagene dine og jobber effektivt da. Men det kan du lære deg.

Det aller viktigste du kan lære deg er å veksle mellom fokusfaser og friminutt.

Og her har ingeniører en fordel.

– For mange ingeniører er slike fokuserte dypdykk en viktig del av jobben. De er derfor godt trent i tidsstyring.

Mange ingeniører jobber i prosjekter - der det er viktig med samspill. Og det kan være en utfordring å få til ved fjernarbeid.

– Det er også noe av det jeg ser mange bedrifter ønsker råd om nå - hvordan holde effektive digitale møter.

Samarbeidsproblemer og ensomhet er de to største utfordringene med fjernarbeid, ifølge en ny rapport fra det amerikanske selskapet Buffer. Rapporten baserer seg på svar 3500 fjernarbeidere over hele verden. De fleste trives, 98 prosent vil fortsette med fjernarbeid resten av karrieren, og 97 prosent ville anbefalt det til andre.

Men det er også utfordringer, og dette er de største problemene i følge rapporten:

• Samarbeid og kommunikasjon: 20 prosent
• Ensomhet: 20 prosent
• Problemer med å koble av fra jobb: 18 prosent
• Distraksjoner hjemme: 12 prosent

Skap rutiner fra første dag

Selv om du er en dreven “hjemmekontorist” er det forskjell på et par dager og det vi står i nå.

Ikke minst vil mange ha hele familien hjemme.

– Dersom du tenker på dette som “vanlig” hjemmekontor, tror jeg du kan få en brå oppvåkning sånn rundt dag fire, sier Thunem-Saanum.

– For dette er jo ikke selvvalgt, og kan fort oppleves som veldig begrensende og monotont for mange.

Hvordan man vil takle dette kommer jo an på hvordan man er skrudd sammen, men et generelt tips er å være bevisst hva som gir deg energi og hva som trekker energi.

Forsøk også å skape en god rutine fra dag en. Du kommer til å få mer gjort og bli mindre lei.

– Hvis man skal si noe positivt om situasjonen, er det at jeg tror mange, kanskje alle, vil få en ny ydmykhet når det gjelder hva vi bruker tiden vår på, og hva som faktisk er viktig.

Produktivitetekspertens tips

Her er Thunem-Saanum beste tips for alt som har med korona-tidens hjemmekontor å gjøre, om fra å sette seg mål til å lage avtaler med toåringer:

1. Ta en rolig start

De færreste er i full gang fra de går inn døra på jobb. Mange tar en kaffe, blar litt i avisen, slår av en prat med kollegaer før de setter i gang. Gjør det samme hjemme.

Unn deg å surre litt mens du kommer i gang med dagen.

Slik surring blir ofte regulert av andre : «Nei, nå må vi gå og jobbe litt hva», kan en kollega si. Når du jobber hjemme må du regulere dette selv. Sett deg en selvpålagt tidsfrist og hold den.

2. Lag lister

Sett deg mål for hva du skal få gjort, både for dagen og uken.

Bruk lister til å skrive opp alt du faktisk får gjort, det gir følelse av kontroll. Visualiser hva du får gjort ved å huke av på listen – det gir en opplevelse av mestring når du ikke har kollegaen som kan klappe deg på skulderen.

3. Inkluder det sosiale

Opplevelsen av at ingen venter på deg kan være vanskelig når man sitter hjemme på kontoret. Mye avhenger av hva slags type du er. Noen får masse energi av andre, andre mindre. Men bruk mulighetene du har til å være sosial digital. Og da mener jeg ikke å sutre på Facebook eller scrolle på Instagram.

Planlegg en Skype-pause med en kollega: si at klokken to tar vi en kaffepause og snakker. Det blir litt som å henge ved kaffemaskinen og prate. Bare hjemmefra.

4. Balanser det sosiale og faglige

«Fagprat», altså det som ligger mellom å løse konkrete oppgaver og det rent sosiale, kan fort bli litt borte når alle sitter hjemme. Sørg for å inkludere dette.

Man kan gjerne ha Skype-møter med kollegaer for å snakke fag, uten at det er for formelt. Dette bør ledelsen oppfordre til og skape rom for.

5. Balanser jobb med «hjemme».

Og apropos å balansere det faglige med det sosiale, mange har barn hjemme fra skoler og barnehager.

Storfamilien på kontoret - noen råd

En ting er å ha hjemmekontor alene, mens resten av familien er på skole eller jobb - noe annet er å jobbe hjemmefra med fullt hus.

– Jeg har hatt hjemmekontor siden jeg hadde småbarn, og det går. Igjen, det er viktig å forsøke å veksle mellom fokus og friminutt, sier Thunem-Saanum.

• Vær 100 prosent tilstede og tilgjengelig for barna dine en periode. Så er det jobb, og de kan gjøre lekser, leke med hverandre eller spille PlayStation - ett eller annet de kan fokusere på.

Eldre barn

Eldre barn kan man snakke med og lage avtaler med. Det blir annerledes med småbarn, du får ikke avtalt med toåringen at nå må du jobbe uavbrutt i noen timer, det må man bare forholde seg til og gjøre det beste ut av.

• Forsøk å få til fokusperioder, men forstå at det er en spesiell situasjon og vær fleksibel.

Lag skiller

Å få “vanntette skott” mellom arbeid og fritid blir vanskelig hjemme, men tydelige skiller er bra.

Det beste er om du har en egen sone, som et rom eller et hjørne, for jobb.

• Hvis du jobber ved kjøkkenbordet, gjør et poeng av å skille ved å rydde. Rydd vekk frokosten helt før du setter deg ned med jobb. Og rydd vekk jobben når du er ferdig.

Husk fysisk aktivitet

Dersom du har en solvegg å sitte i kan du ta pausene der. Strekk på bena ofte.

• Gå gjerne turer, men overhold eventuell karantene, ta hensyn og følg de overordnede rådene fra myndighetene.

Og dette er viktig: Rådene for hjemmekontor gjelder dersom du skal jobbe. Dersom du er syk skal du ikke jobbe hjemmefra - da skal du bare bli frisk.

Til sist har Thunem-Saanum et konkret tips til deg som skal jobbe hjemme framover:

• Dropp joggebuksa på mandag. Kle deg for jobb.

– Jeg tror det å ikke kle seg profesjonelt er en del av hjemmekontoret for mange, det oppleves som litt luksus å sitte hjemme i joggebukse. Men som sagt, dette er en annen situasjon enn når vi har hjemmekontor en dag i ny og ne, og det å kle seg for jobb gjør at du kommer i jobbmodus.

Selv går hun i høye hæler på hjemmekontoret på grunn av nettopp det.

– Det er kanskje en liten ting, men en liten ting som kan hjelpe. Så er det ekstra godt å kunne avslutte arbeidsdagen ved å ta på seg sofaklærne og skru av jobbmodus mentalt.