Helseplattformen forsinket: – Det gjenstår noen finjusteringer på fremdriftssiden

Helseplattformen til 3,5 milliarder kroner skulle innføre felles pasientjournal ved alle sykehusene i Midt-Norge om et drøyt år, men denne uka ble det kjent at tidsplanen ryker.

Planlagt lansering høsten 2021 lar seg ikke lenger gjennomføre. Det blir pekt på at covid-19 har forsinket arbeidet, noe som gjør det vanskelig å innhente også «andre forsinkelser som har oppstått».

– Det er en sum av flere årsaker knyttet til prosjektplan og fremdriften, som i betydelig grad er blitt forsterket av koronapandemien, sier styreleder Håkon Grimstad til digi.no.

Han viser til vedtaket og kan ikke være mer konkret når vi spør om hvilke forsinkelser som har oppstått i prosjektet.

Det er uvisst når systemet kan bli tatt i bruk. Grimstad har overfor Aftenposten sagt at den komplekse situasjonen på sykehus gjør at det i praksis bare er to ganger i året det er mulig å innføre en slik løsning; på høsten eller våren.

– En utsettelse vil derfor ikke være på uker, men kan bli på enten rundt seks eller rundt 12 måneder, sier han til avisa.

Den amerikanske leverandøren Epic har så langt ikke besvart spørsmål fra digi.no.

Avfeier påstand om e-resept

– Er det sånn at Epic har utfordringer med å implementere e-resept? Det får vi opplyst fra en kilde med nær kjennskap til prosjektet.

– Nei, vi har en forståelse med Direktoratet for e-helse, Norsk Helsenett, Helseplattformen, Epic og helseregion Midt-Norge, som alle er enige om hvordan vi skal håndtere e-resept. Så jobbes det med en mulig trinnvis innføring. Vi er enige om hvordan det skal håndteres, men det gjenstår finjusteringer fra Epic sin side på fremdriften, sier Grimstad til digi.no.

Epic har en plan for hvordan e-resept skal håndteres, ifølge Grimstad.

– Er det ikke sånn at manglende implementering av e-resept vil være en såkalt «hard-stop» for hele prosjektet?

– Altså, jeg tror alle som jobber med e-helse skjønner at en journalløsning som ikke implementerer e-resept for brukerne i dag, er en «ikke-løsning». Men dette er ikke noe tema for Helseplattformen. En ferdig løsning vil inneholde løsning for e-resept. Det er helt opplagt at et journalsystem i dag må samhandle med e-resept, for alle klinikerne bruker det allerede.

Tungvint med hjemmekontor

Korona påvirker fortsatt prosjektets fremdrift, heter det i Helseplattformens siste statusrapport.

Interaksjon mellom mennesker, spesielt det å treffes, er svært viktig i en prosjektorganisasjon, og dette er blitt mye vanskeligere med pandemien, utdyper Håkon Grimstad.

– Det er tungvint med hjemmekontor når arbeidet bygger på koordinering og læring, og man skal igangsette et prosjekt som krever mye ny kompetanse. Prosjektet er i tillegg tett på helsetjenesten, som har har hatt et annet fokus de siste månedene, sier styrelederen.

Det er på denne bakgrunnen et samlet styre nå vurderer risikoen for opprinnelig framdrift som for høy, ifølge Grimstad.

– Derfor uttrykker vi nå vår bekymring til eierne. Vi tror ikke lenger at gjeldende tidsplan er realiserbar. Det er et ganske tydelig signal, sier han.

– Kvaliteten er viktigst

Administrasjonen er bedt om å foreslå en alternativ fremdriftsplan, som senest skal styrebehandles 28. oktober. Først da kan styret legge fram en endelig anbefaling til eierne.

Håkon Grimstad er tydelig på at Helseplattformen verken er et digitaliseringsprosjekt eller en programvareinstallasjon. Det er noe langt mer enn det.

– Dette er et prosjekt som begynner den dagen vi går live. Det er et transformasjonsprosjekt, som handler om å transformere helsesektoren inn i framtiden. Det viktigste i prosjektet skjer den dagen alle de dyktige klinikerne møter sitt nye verktøy. Det er et kjempeløft og den typen transformasjoner er alltid smertefulle.

– Tid og kostnader er selvfølgelig ekstremt viktig, og der har vi et rammeverk å forholde oss til, men det aller viktigste er den kvaliteten klinikerne til syvende og sist møter i hverdagen, sier Grimstad.

«Krevende ressurssituasjon»

Helseplattformen AS rekrutterte inn 110 personer fra 1. august i fjor. De kom i tillegg til ansatte som har vært med helt fra anskaffelsesperioden, ifølge Grimstad.

I statusrapport per utgangen av juli i år kan vi lese at prosjektet opplever en utfordrende situasjon med stor arbeidsmengde, stramme tidslinjer og en krevende ressurssituasjon.

Innen september skal prosjektet få tilført 15 nye applikasjonsanalytikere. Det har i en periode vært behov for økt innleie både fra Epic og eksterne.

– Per i dag er det 146 egne ansatte, og det deltar cirka 80 årsverk fra helsetjenesten inn i arbeidet. I tillegg er det en egeninnsats ute i helseforetak og kommuner, og på områder som er arbeidsintensive i innføringsfasen vil det i tillegg komme innleide ressurser fra Hermit (Helse Midt-Norge IT) og andre leverandører, sier styreleder Grimstad til digi.no.

For tidlig å komme med en dato

Til styremøtet 28. oktober skal det foreligge en alternativ innføringsplan.

Den skal «minimere eventuelle økonomiske konsekvenser» og inneholde «konkrete tiltak for å redusere risiko for økonomiske overskridelser og ytterligere forsinkelser».

Grimstad kan i dag ikke si når produktet realistisk sett kan bli satt i produksjon. Formelt er det eierne som må vedta utsettelser, eller ny tidsplan.

– Det er for tidlig å komme med en dato. Etter at styret har vurdert det som lite sannsynlig at det er mulig med en realisering innenfor gjeldende tidsplan setter prosjektet, eierorganisasjonene og leverandørene i gang med å lage en alternativ innføringsplan. Denne skal behandles av styret i slutten av oktober, før styret gir sin anbefaling til eierne, som tar endelig beslutning om eventuelle endringer, sier han.

Den alternative planen «skal i størst mulig grad opprettholde prosjektets effekt- og gevinstmål», fremgår det i styrevedtaket denne uka.

– Epic har mange vellykkede prosjekter

Den amerikanske IT-leverandøren har fått mye kritikk i mediene, ikke minst har mange vist til dårlige erfaringer med innføringen av Epic i Danmark.

Håkon Grimstad har et ønske om å nyansere dette bildet.

– Epic er en stor leverandør med mange vellykkede prosjekter bak seg. De er i partnerskap med ledende amerikanske institusjoner som Yale, Mayo-klinikken, Johns Hopkins og New York Presbyterian. I Europa er det en rekke sykehus i blant annet Nederland og Storbritannia som enten har innført eller skal innføre Epic.

– Vi har gjennom innføringsperioden hatt tett samarbeid med flere av disse og sett hvordan de får bedre arbeidsverktøy, hever pasientsikkerheten og får bedre datagrunnlag for forskning. Vi har også hatt tett og god kontakt med våre danske kolleger, som har vært generøse med å dele både gode og dårlige erfaringer, noe som har gitt oss mulighet til å styrke vårt prosjekt på viktige områder.

Et annet poeng han trekker fram er at Epic-installasjoner gjør det skarpt med mange topplasseringer på den såkalte EMRAM-skalaen, som scorer nivåer av modenhet for kliniske datasystemer i sykehus.

– Det er også verdt å minne om at opp mot 80 prosent av de 316 sykehusene i verden som scorer topp (sju) på sertifiseringsskalaen til HIMMS (EMRAM, Electronic Medical Record Adoption Model) er brukere av Epic. Det er for tiden ingen sykehus i Skandinavia på nivå sju, men Sykehuset Østfold er på nivå seks, av totalt 2.351 slike sykehus i verden, sier Grimstad.

Kvalitet og trygghet

Helseplattformens styreleder hevder at det de holder på med i Midt-Norge er et stort løft for hele helsetjenesten.

– Det skal ikke bare erstatte en elektronisk journalløsning, men legge til rette for at klinikerne kan møte framtiden og de de nye krav som stilles, med relevante og gode verktøy. Epic er valgt som leverandør fordi de svarte ut kravene fra helsetjenesten i vår region best.

– Det er for øvrig krav som er utformet av helsepersonellet som faktisk skal bruke dette verktøyet; sykepleiere, leger og mange andre ansatte i den samlede helse- og omsorgssektoren i Midt-Norge, konstaterer Håkon Grimstad.

Det nye teknologien skal ifølge ham koble sammen kommuner, fastleger og spesialisthelsetjenesten, slik at de kan kommunisere direkte med hverandre og ikke minst med pasienten.

– Dette kommer til å revolusjonere måten vi driver helsetjeneste på i dette landet og understøtte pasientforløpene, sikre kvalitet og trygghet for pasientene når de beveger seg på tvers i helsetjenesten. I tillegg vil det bidra til å styrke alle innbyggernes innsikt i, og kontroll med egen helseinformasjon, sier Grimstad.