Snart blir mange av oss hybridarbeidere: – Vi tror alle møter vil ha Teams som standard

De aller fleste ønsker å fortsette å ha muligheten til å jobbe hjemmefra når kontorene åpner igjen. Det viser Teknas undersøkelse om hjemmekontor.

Derfor omstiller store deler av det norske arbeidslivet seg til det mange kaller en «hybrid fremtid».

Hvordan hybridkontoret vil se ut, er fortsatt uklart for de aller fleste. Vi har snakket med åtte teknologiselskaper om veien videre etter pandemien. Ut fra deres erfaringer har vi sammenfattet hvordan hybridkontoret kommer til å bli.

Alle selskapene – Microsoft, Bouvet, Sopra Steria, Noa Ignite, IBM, Rambøll, Cisco og Visma – sier de jobber med retningslinjer nå.

Det som likevel virker klart, er at hybridarbeidere blir en blanding av kontorarbeidere og fjernarbeidere. De drar inn på kontoret, der de møter kolleger fysisk noen dager, og så sitter de på fjernkontor, der de jobber og kommuniserer via digitale verktøy med kolleger, de andre dagene.

– En hybrid hverdag i denne sammenhengen vil være hvor arbeidstakere jobber mest hjemmefra, mest fra kontoret eller mest fra et tredje sted, muligens et "coworking space", foreslår sjefforsker Nils Brede Moe i Sintef.

Kontoret blir hybrid idet du åpner en digital dør til det.

– Hybridkontoret kan forklares som en blanding av det “ordentlige” kontoret og andre arbeidssteder. Det spiller på hybride møter, der du både har fysisk og virtuell tilstedeværelse, utdyper Moe.

Mer fleksibilitet

Før pandemien hadde mange avtaler med arbeidsgiver om delvis hjemmekontor. Det nye nå er at det er skapt forventninger om at flere kan jobbe mer hjemmefra. Samtidig er den gamle misforståelsen om at hjemmekontor er det samme som “gjemmekontor”, grundig tilbakevist. Både arbeidsgiver og arbeidstaker opplever at noen oppgaver kan løses bedre hjemmefra.

Akkurat hvor mye frihet den enkelte får, vil være avhengig av arbeidsgiver og hvilken avtale du har, men alle bedriftene vi snakket med, mente det blir mer mulighet for hjemmekontor enn før pandemien.

Flere selskaper sier ansatte selv kan velge om de vil møte på kontoret eller sitte hjemme ut fra hvilke arbeidsoppgaver man skal utføre.

Likevel tror bedriftene det er sannsynlig at noen ansatte vil fortsette å jobbe bare fra kontoret.

De vil møte andre mennesker på jobben og samtidig delta i digitale møter og digitalt samarbeid med folk som sitter andre steder. For konsulentselskapene er det selvsagt også viktig hva kunden vil.

Videomøter kan bli normen

Flere vi har snakket med, tror at videomøter er kommet for å bli. Selv om du sitter på kontoret, vil du likevel delta i digitale møtekanaler.

Hvis teknologiselskapene får rett, vil alle møter gjennomføres på samme måte som de har vært gjennomført mens alle har sittet på hjemmekontor, altså via tjenester som Teams, Zoom, Meet eller hva du måtte ha på jobben din.

Her har bedriftene forskjellige forslag og ideer til hvordan dette skal gjennomføres i praksis, men alle erkjenner at dårlig lyd fort gir slitsomme møter.

Den klassiske måten å gjennomføre møter på, hvor møteleder er koblet på storskjermen og bare de som er fysisk på kontoret kan se de eksterne møtedeltakerne, vil ikke virke like bra som dagens digitale møter, ifølge Sintef-forskeren.

– Grunnen er at de som sitter sammen, ofte har en dialog gående som de på veggen ikke er en del av, sier sjefforsker Moe.

Både Bouvet, Cisco og Microsoft jobber med å finne gode løsninger her. Én mulighet er at vi fortsetter å koble oss opp fra hver vår skjerm, selv når noen er på jobben og noen sitter ute.

– Vi tror at det optimale oppsettet for en hybrid fremtid vil være at alle møter, som i dag, har Teams som standard, sier Dag Nyrud, leder for Modern Work i Microsoft.

Hybridarbeideren

Fjernarbeidere sitter ikke på kontoret. De kan sitte hjemme eller hvor som helst. De kommuniserer med andre digitalt, via delbare digitale verktøy, meldingstjenester, e-post og videokonferanser.

Dersom fjernarbeidere deltar digitalt med folk som sitter på det “ordentlige” kontoret, vil også disse bli en del av hybridkontoret.

Vi vet ikke hvor mange som i fremtiden ønsker å jobbe bare hjemmefra. Selskap som Noa Ignite har sagt at det blir opp til den enkelte hvordan vedkommende vil organisere arbeidsdagen sin.

– Nå er vi alle på hjemmekontor. Med hybridkontoret ser man for seg et par dager på kontoret og noen dager på hjemmekontoret. Da får man miksen, sier Moe.

Forskningen til Sintef viser at konsentrasjonsarbeid gjøres minst like bra, om ikke bedre, fra hjemmekontoret, mens vanskelige samtaler, opplæring av nyansatte og innovasjon gjøres best når man møtes fysisk. Forskningen viser også at man lykkes bedre digitalt om man også kjenner hverandre fysisk.

Kontorlandskapet

Mange norske bedrifter gikk for noen år siden over til åpne kontorlandskap. En ting å lure på, er hva som vil skje med kontorplasser dersom halve arbeidsstokken sitter hjemme til enhver tid. Da vil de åpne landskapene se mye mer glisne ut enn man er vant til.

Ingen av de åtte bedriftene planlegger foreløpig å kutte i lokalene sine, men noen snakker om omprioriteringer.

Cisco og Bouvet har begge nevnt at de trenger flere steder for samarbeid og møter og kanskje noe mindre plass til åpent landskap.

Microsoft og Rambøll hadde allerede bygget om lokalene sine rett før pandemien og var godt i gang med løsninger for hybridkontoret, med forskjellige samarbeidssoner, møterom og telefonrom. Microsoft hadde også "free seating".

Som Dag Nyrud i Microsoft sier:

– Lokalene våre er tilrettelagt for denne måten å jobbe på, så her er det ingen endring for oss når vi kan returnere post covid.

Booker plass på kontoret

Under pandemien har flere kontorer operert med booking av kontorplasser.

– Vi har operert med plassbooking gjennom hele pandemien, og det vil vedvare inntil kontoret er åpent for alle, sier Nyrud.

Plassbooking kan bli et fast innslag på noen amerikanske arbeidsplasser, også etter pandemien. Tekna på sin side tror mer på det å ha nok kontorplasser til alle ansatte:

– Vi trenger en forutsigbar arbeidshverdag og ikke en situasjon der de ansatte hver morgen må leke stolleken før de kan begynne på dagens oppgaver, sier Tekna-president Lise Lyngsnes Randeberg.

I overgangen til en hybrid hverdag er det likevel én ting som fortsatt gjelder:

– Det viktigste er å huske at mennesker fortsatt er mennesker med behov for tilhørighet, fellesskap, trygghet, gode rammer og god ledelse, sier Randeberg.