Albert og 85 andre dataroboter behandlet 330.000 saker for kommunen

Når en innbygger i Københavns Kommune søker om innsyn i saken sin, pleide man å sette i gang med et omfattende arbeid. På tvers av forvaltninger og kommunale kontorer skulle dokumenter samles inn, velges ut, gjennomleses, delvis overstrykes, kopieres og til slutt utleveres til innbyggeren.

Det høres ikke bare tidkrevende ut. Det var tidkrevende.

I dag ivaretas oppgaven av en programvarerobot ved navn Albert, som drar utnytter de digitale saksbehandlingssystemene og elektronisk samler inn alle de relevante dokumentene til innbyggeren.

Albert er bare én av de programvare-robotene som daglig klikker seg vei gjennom kommunens systemer, og sammen med de 85 robotkollegene sine er han resultatet av kommunens RPA-innsats (RPA = robotisert prosessautomasjon).

I alt har robotene i København Kommune frigjort 78.000 timer og behandlet flere enn 330.000 saker i kommunen. Hovedstadens syv forvaltninger er storforbrukere av robotene, og samlet sett må kommunen betraktes som en tungvekter innen RPA-teknologi.

Derfor var det også helt naturlig at Jacob Honoré, som er kontorsjef for robotics, integrasjoner og grunndata hos Koncern It i Økonomiforvaltningen i Københavns Kommune, holdt et foredrag under en RPA-briefing, som ble arrangert av danske Tech Management i samarbeid med Version2 og DigiTech

I løpet av foredraget sitt kom Jacob Honoré flere ganger inn på hva som må være på plass i organisasjonen for at RPA-prosjektet skal bli en suksess. Alle deltakerne til arrangementet fikk tilgang til modeller og informasjoner fra de forskjellige foredragsholderne, men Tech Management har også fått lov til å dele robot-sjefens modell som inspirasjon.

Modellen gir et bilde av hvordan du kan bevege deg framover i prosjektet ditt fra oppgavebeskrivelse til drift og endelig end of life.

Robotene kan mye

Saksinnsyns-roboten Albert er bare ett eksempel på hvordan programvare-robotene benyttes i Københavns Kommune. Alle kommunens syv forvaltninger har i dag roboter som klikker i vei og hjelper til med å løse saker. En oversikt viser likevel at det åpenbart er økonomiforvaltningen som i størst omfang benytter teknologien til blant annet lønnsadministrasjon og reiseregninger.

Overordnet sett forklarte Jacob Honoré at man i kommunen benytter RPA til en rekke spesifiserte oppgaver som blant annet datafangst, der robotene samler inn data fra e-poster, eller forhåndsvarsler hvor robotene sender e-poster og brev til innbyggerne.

Nedenfor finner du en oversikt over hvilke oppgaver man benytter roboter til i Danmarks største kommune.

Artikkelen ble først publisert i danske Tech Management og formidles på norsk for abonnenter av Ekstra på Karriere360.no gjennom vår samarbeidsavtale.