Byttet tynnklientene med skybaserte løsninger. – Vi regner med å spare betydelige kostnader

For noen år siden var tynne klienter noe mange satset på for å spare administrasjonskostnader og forenkle IT-drift, men etter hvert som mobile arbeidsformer og skybaserte løsninger har blitt stadig viktigere er det ikke sikkert denne typen løsninger fungerer optimalt for alle lenger. Det fant Petter Olsen ut, da han i fjor høst begynte som IT-sjef i CCB (Coast Center Base). Selskapet driver havneanlegg på fem steder i Norge, samt på Kanariøyene.

Olsen forteller til digi.no at han raskt tok en beslutning om at de måtte bort fra tynnklientløsningene de hadde brukt frem til da – og over på løsninger som var bedre tilpasset mobile arbeidsformer.

– Vi var raske med å beslutte at vi skulle bort fra Citrix. Tynnklienter ønsket vi å skrinlegge, og heller komme oss over på laptoper og mobile enheter, hvor man kunne ha arbeidsverktøyene med seg uansett hvor man var. Nå som vi har installert og gjort klar always-on-VPN-løsningen fra Microsoft så er den så fleksibel og lokasjonsuavhengig, at det spiller liten rolle hvor brukerne sitter når de er på nett. De har alltid mulighet til å logge seg på, og det har gjort at brukerne føler fleksibiliteten, sier Olsen.

Han erkjenner at det å alltid ha arbeidsverktøyene tilgjengelig ikke nødvendigvis er bare positivt, ettersom enkelte kanskje føler at de alltid er på jobb.

– Men man er såpass digitalisert i samfunnet for øvrig, at det er et krav at man skal få lov til å jobbe når man selv ønsker det.

Godt mottatt av brukerne

Olsen sier at de ulike lokasjonene til CCB rundt omkring i Norge har fungert som separate enheter hvor man i stor grad jobbet slik man alltid hadde gjort, med mye manuelle og tungvinte rutiner.

– Men ledelsen hadde tatt grep og gjort et aktivt valg hvor man ville være med på «digitaliseringstrenden». Man ønsket å digitalisere prosesser og hvordan man arbeidet i CCB, og ansatte derfor også meg for å gjøre noen strategiske valg og holde roret på strategien. Samtidig tok man grep for å få den digitale hverdagen inn i selskapet, sier Olsen.

Han forteller at selskapet siden han kom har gjort mye for å digitalisere arbeidsprosesser og hvordan man kommuniserer.

– Vi har tatt i bruk skyløsningen fra Azure, og har knyttet sammen alle de ulike lokasjonene i ett nett. Man forholder seg til ett digitalt verktøy, og vi prøver å samordne verktøyene vi bruker, bruke felles løsninger og utnytte data på tvers. For brukerne handler det om forenkling, mens det for oss som administrerer og behandler data handler om automatisering og lokasjonsuavhengighet.

– Hvor langt har dere kommet?

– Vi er midt i prosessen ennå, men har lagt plattformen klar – slik at vi nå ruller ut løsning etter løsning. Vi har gjort store grep i løpet av kort tid, samtidig som vi vil være forsiktig med å lempe alt over brukerne på én gang.

Har kunnet bruke lisenspenger til andre formål

Selv om Citrix kan fungere fint til mange formål, var det ikke den beste løsningen for CCB. Olsen forteller at det var ganske store lisenskostnader knyttet til løsningene, penger som selskapet nå har kunnet bruke til andre ting.

– Vi regner med å spare betydelige kostnader når vi får ryddet ut alle de ulike systemene. Det vi ønsker er å utnytte den plattformen vi allerede har. Det tar litt tid selvfølgelig å få systemer og kjente og ukjente arbeidsflyter over på Microsoft-plattformen, men mer og mer flyttes over og flere og flere eldre systemer fases ut.

– Hva har vært den største utfordringen med dette prosjektet?

– Den tyngste og største jobben er det med økonomi- og ERP-systemene. Når man skal lage en grunnplattform som kan gjøre mye mer, så er det nødvendig å tenke gjennom og bearbeide dette gjennom hele organisasjonen.

Olsen forteller at økonomi- og ERP-systemene er kompliserte å forholde seg til siden de impliserer veldig mye i hele bedriften – fra lønninger til hvordan man utfører sitt daglige arbeide, hvordan timeregistrering foregår, og så videre.

– Det er en stor flyt som må tas vare på.

Selskapet bytter HR- og ERP-systemer helt, både for HR og lønn. Mens de tidligere benyttet en ERP-løsning fra N3, skifter selskapet til en skybasert løsning fra Visma Business.

Viktig å øke sikkerheten for mobile brukere

CCB har hatt med IT-konsulentselskapet Amesto Firstpoint på laget i prosjektet, og Frode Lohne Sæle i Amesto Firstpoint forteller til digi.no at de sammen med kunden gikk for Microsoft Intune som løsning for administrasjon av PC-er, mobiltelefoner og andre enheter.

– Når det gjelder å kunne drifte en IP-plattform med moderne verktøy, da kom Intune inn som et nyttig verktøy. CCB bruker Office365, og med Enterprise Mobility + Security-pakken fra Microsoft så fikk man med blant annet Intune. Det gjør at man har administrasjon av maskiner uavhengig av hvor man måtte være, sier Sæle.

En annen løsning som er valgt er Windows Autopilot, som gjør at brukeren selv kan sette opp sin egen PC uten assistanse fra IT-avdelingen. Ifølge Sæle gjør det at «onboarding» av nye brukere – det å få brukerne i gang på en ny PC – går raskere.

På sikkerhetssiden brukes Windows Hello for Business, slik at ansatte kan bruke ansiktsgjenkjenning og fingeravtrykk som pålogging. CCB ønsker å gå helt bort fra passord som autentiseringsmåte.

– Kombinert med multifaktorautentisering i Azure gir det en mye høyere sikkerhet. Vi vet hvilke brukere som til enhver tid sitter foran en PC.

Avhengig av hva slags sikkerhetsnivå som kreves kan man enten bruke kun ansiktsgjenkjenning eller også fingeravtrykk eller PIN-kode. Om brukeren er på reise kan man i tillegg benytte det som kalles for Azure Conditional Access, som gjør at det kan kreves strengere autentisering når brukeren er på reise. Alle harddisker er for øvrig kryptert med Bitlocker, i tilfelle mobile enheter skulle komme på avveie.

Noe av det viktigste i dette prosjektet har vært at brukerterskelen skal være så lav som mulig.

– Hvordan har dette blitt mottatt av brukerne?

– Det handler om informasjon og forventningsavklaring. Vi startet med å fortelle at vi ønsket å ta i bruk verktøy for å forenkle hverdagen for brukerne. Mottakelsen har vært veldig god, siden vi har informert i forkant – og brukerne har fått høre om planene. Da har de også fått en forventning til hva som kommer og til verktøy de får som kan gjøre hverdagen deres enklere, avslutter Olsen.

Her ligger Norges «ukjente» IT-gigant: Har rundt 1000 ansatte og omsetter for over 1,4 milliarder. Men i Oslo har nesten ingen hørt om dem (Ekstra)