Forskning: Hybridkontoret tvinger frem nye arbeidsformer i utviklerteam

Pandemien tok oss brått fra åpne landskap og inn i egne kjøkkenkroker og stuer. Veien tilbake til kontoret har vist seg å være vanskeligere.

Når markedet skriker etter IT-kompetanse, og utviklerne kan velge og vrake, tilbyr stadig flere bedrifter frihet til å jobbe fra der man vil.

Scrum-teamet kan ikke lenger samles hver morgen klokka ni, funksjonelle avklaringer blir ikke lenger gjort i uformelle kaffemaskin-møter, og de få timene teamet faktisk har sammen, må prioriteres godt.

Det endrer dynamikken i utviklerteam – på godt og vondt.

– For en utvikler tar det 15 til 20 minutter fra et avbrudd til du er tilbake i sonen, og det er lettere å komme i sonen hjemme enn på jobben, sier sjefforsker Nils Brede Moe i Sintef på telefon til Digi.no.

Han og forskerkollega Tor Sporsem tror det er mye å vinne på en mer bevisst tilnærming til hvilke oppgaver utviklere løser hjemme og på kontoret og hvordan man ordner samarbeidet i en hybrid hverdag.

Gjennom tre måneder har de fulgt to utviklerteam i Entur og fått innblikk i hvilke strategier teamene har for å jobbe effektivt fra hjemmekontoret. Innsikten deler de i en fersk artikkel.

Undersøkelsen er en del av et forskningsprosjekt Sintef og Knowit gjør sammen med Nav, Digitaliseringsdirektoratet, Entur, Oslo Origo og Kartverket. I prosjektet utforsker de alt fra hybride arbeidsformer og dataeierskap til hvordan utviklerteam kan bruke data om seg selv til å forbedre seg.

Mer effektive, dårligere koordinert

Utviklerteam over hele verden eksperimenterer nå med nye arbeidsformer, og forskere finner både fordeler og ulemper med de nye arbeidsformene.

Flere møter, dårligere innsikt i hva andre team-medlemmer jobber med og zoom-utmattelse har bremset tempoet til utviklerteam. Problemløsning kan ta lenger tid i mangel på kjent utstyr som tavler og lapper, og muligheten til å ta spontane møter blir borte. Parprogrammering har blitt mindre vanlig, fordi teamene mangler verktøy-støtte eller ikke får til den nødvendige koordineringen.

Likevel har mange utviklere fortalt om mer effektiv oppgaveløsning og koordinering fra hjemmekontoret. Årsakene kan være færre avbrudd, omgivelser som gjør det lettere å holde fokus og at møtene er mer effektive.

Kort fortalt kan det se ut til at utviklerne hver for seg blir mer effektive, mens samarbeidet lider.

Velger ulike oppgaver hjemme og på kontoret

Moe og Sporsem har undersøkt to av tjue team i Entur i en periode på tre måneder. I perioden har kontoret vært tilgjengelig for utviklerne, men mange har likevel valgt å jobbe hjemmefra.

Et av de viktigste funnene: Utviklerne velger ulike oppgaver om de sitter hjemme eller på kontoret.

Oppgaver som var godt spesifisert og krevde lite samarbeid, ble gjerne løst på hjemmekontor, mens oppgaver som var mer løst beskrevet og krevde flere avklaringer, ble liggende til man kunne møtes på kontoret.

– Vi forventet å se at det var de simple oppgavene som ble tatt på hjemmekontoret, men det viser seg at også komplekse oppgaver ble plukket. Det viktige var at de krevde få avklaringer, sier Sporsem.

Det er mye å tjene på økt bevissthet om hvilke oppgaver som egner seg hvor, mener forskerne.

– Flere team må tenke over hvilke oppgaver de gjør hvor. Noen oppgaver egner seg bedre hjemme, andre egner seg bedre på kontoret. Det vil variere gjennom uka og gjennom året, men klarer du å optimalisere det og finne rett balanse, da kan du ha et superteam, sier Moe.

Men også oppgaver som krever mange avklaringer og mye samarbeid lar seg gjøre fra hjemmekontoret med rette verktøy.

Tar i bruk Discord for å etterligne kontoret

– Det mest interessante vi fant, var dette med virtuelle rom og hvordan de kan brukes til å kommunisere hvor de andre er mentalt. Når du ser at noen sitter i et møterom, vet du at de ikke er tilgjengelige. Det har forsvunnet med hjemmekontor, men et av teamene har klart å gjenskape det ved å ta i bruk Discord, sier Sporsem.

Terskelen for å ta kontakt er nemlig høyere på hjemmekontoret enn fysisk. Forskerne mener de har funnet noe av årsaken – og grunnen til at Discord, en chatte- og samhandlingsplattform som brukes mye av gamere, kan være en løsning.

– Statusen på Slack og Teams fungerer ikke, og ofte vil ikke folk ta kontakt fordi de er redde for å forstyrre. Her er en måte å løse det på som viser om du faktisk er tilgjengelig for spørsmål og samarbeid, sier Moe.

En erfaren gamer på et av teamene tok initiativ til å sette opp Discord, nettopp for å etterligne opplevelsen av å sitte i samme lokaler.

Teamet satte opp flere rom, et team-rom etterlignet teambordet på kontoret, et en-til-en-rom etterlignet små møterom der utviklere kunne møtes for å ha diskusjoner uten alle til stede, og ikke-forstyrr-rom skulle fungere som stillerom. Slo man lyden av, ble det som å ta på seg head-settet.

Dette ga en helt annen mulighet til å forstå når det passet å avbryte og ikke.

– Jeg kan se for eksempel at Maria og Peter sitter i et annet rom og har et møte. Da vet du hvor de er [mentalt], sa en av informantene.

Med ett er terskelen for å ta kontakt litt lavere.

Krever infrastruktur og vilje til å eksperimentere

For å lykkes med å ta i bruk Discord er det viktig at initiativet kommer fra teamet selv og at de får mulighet og tid til å eksperimentere, mener Moe og Sporsem.

– Kommer det ovenfra, er vi redd det vil feile. Teamet må få frihet og få ta en diskusjon innad i teamet om hva som fungerer og ikke, sier Sporsem.

Teamet i Entur fant raskt ut at det ikke var nødvendig å ha på kameraet. Etter en stund med mikrofonene påslått hele tiden, ble de enige om at siden andre lyder fra hjemmene forstyrret, holdt det å sette på mikrofonen når man ville si noe.

– Litt erfaring med Discord er også en fordel, så det er nyttig å ha en gamer på teamet, skyter Moe inn, og fortsetter:

– Og så må man ha gode headsett og den riktige fysiske infrastrukturen. Det fungerer ikke om du ikke har mikrofon foran ansiktet, i hvert fall ikke i åpne landskap. Kontoret må være satt opp slik at du kan jobbe hybrid, også når du er på kontoret.

Men når flere av utviklerne var på kontoret, brukte de ikke lenger Discord for å se hvor tilgjengelige team-medlemmene var. Heller ikke de få utviklerne som satt på hjemmekontor på «kontor-dagene», stolte på statusen de så på Discord.

– Her er det en kode teamene ikke helt har knukket ennå, mener Sporsem.

Ikke book møter i flyt-tiden

Discord har endret hvordan teamet selv møtes, men samarbeid med andre team, og større møter, løses ikke i der.

På samme måte som at noen oppgaver er bedre å gjøre hjemme, er det også en del møter som gjør seg best hjemmefra, mener forskerne.

– Interessant nok har Team Alpha konkludert med at store møter og retrospektiver kun gjennomføres fra hjemmekontoret. Kombinasjonen av velfungerende virtuelle tavler, konkurranse om de velutstyrte møterommene og det at alle team-medlemmene sjelden er til stede samtidig, gjør virtuelle møter enklere, skriver Sporsem og Moe i artikkelen.

Moe har også flere råd til møteglade ledere.

– Vi finner ingen forskjell i verdien av fysiske og digitale møter. Men vi ser at ledere ønsker å være mer på kontoret enn utviklere og oftere ønsker seg fysiske møter. Mange er flinke til å redusere møtebelastningen, men det er også viktig å planlegge møtene for å redusere avbrudd. Legg gjerne møtene på starten eller slutten av dagen, eller rett før lunsj, råder han.