Enhver «digital» konferanse for tiden har alltid en åpning hvor en forteller hvilken fantastisk teknologisk utvikling en står ovenfor, og hvilke utfordringer dette medfører for ledelsen. eKommune-konferansen 2017 var intet unntak. Men jeg er undrende til at et slikt budskap ikke gjøres på en mer reflektert måte.
Hva er kommunenes utfordringer?
Det er feil å tro at det er den teknologiske utviklingen som alene gir utfordringene. Den største utfordringen kommunene står overfor, er manglende tilpasning til endringer i omgivelsene. Det er i dag manglende samsvar mellom forventninger til hva kommunene skal gjøre og hva de faktisk gjør. «Befolkningen har stadig stigende forventninger til forvaltningen. De forventer å få skreddersydde, lett tilgjengelige og godt koordinerte tjenester og at forvaltningen står for en forsvarlig og samordnet myndighetsutøvelse», sier en Difi-rapport fra 2014.
Dersom kommunal sektor ikke klarer å tilpasse seg, kan det få en kontraproduktiv effekt. Resultatet kan bli en differensiert tjenesteproduksjon som går på tvers av kollektiv og samordnet handling.
Siden kommunene i prinsippet tilbyr samme tjenester over alt i landet, må en samordning til. Men samtidig vil løsninger på disse utfordringene tvinge frem en endret arbeidsdeling mellom kommunene og det «marked» de skal betjene. Det innebærer at innbyggerne og næringslivet ikke lenger blir «konsumenter» av kommunale tjenester, men «produsenter» ved at de selv bidrar til tjenesteutviklingen. «Globaliseringen» vil også ramme kommunesektoren ved at store internasjonale IKT-giganter som Facebook og Google vil kunne gå inn og overta flere kommunale tjenester.
Når omgivelsene endrer seg så raskt og uforutsigelig som nå, vil tradisjonelle teknikker for å håndtere dette ikke være relevante og gode nok. Det er ikke nødvendigvis slik at endringene er komplekse, men at de utfordrer kommunenes egne agendaer.
Utfordringen kan derfor ikke løses ved kun å se det interne perspektivet; Det er omgivelsesfaktorene selv som må trekkes inn i problemløsningen. Med andre ord: hvordan kan innbyggere og næringsliv være premissgivere for bedret samordning?
Tre viktige endringstrender
Denne utviklingen fører til tre ulike former for press på hvordan kommunene skal løse sine oppgaver:
- All teori om innovasjon forteller oss at innovasjonspresset kommer utenfra, fra «markedet» og «kundene». «Kundene» blir mer avanserte, krevende og kunnskapsrike og stiller nye krav til tjenester og løsninger, f.eks. som følge av nye rettigheter og bedre innsikt. Løsningen på denne endringen ligger ikke i å utvikle «skjemaer på nett», eller «strøm på brev», men å utvikle sammenhengende og livssyklusorienterte tjenester.
- Dette igjen fører til et samordningspress der utvikling av felles løsninger basert på grunnkomponenter som er felles for alle, blir helt sentralt. Den økonomiske teori bak dette resonnementet er at det oppstår lavere enhetskostnader for komponentene når de brukes av flere (økt gjenbruksverdi). Standarder og annen «infrastruktur» er et fellesgode som øker effektiviteten til andre ressurser i etatene. Men her må også staten kjenne sitt ansvar, finansielt og støttende.
- Det tredje trekket er Utveksling av tverrfaglig kunnskap og erfaringer skaper ny kunnskap. Der ny kunnskap skapes i samhandlingen med andre, etableres ny innsikt og forståelse - og idèer. Utfordringen er derfor å utvikle organisasjons- og innovasjonskulturer som gjør folk nysgjerrige på hvordan ny teknologi kan bidra til økt verdiskaping og innovasjon. Den økonomiske begrunnelse for dette er at erfaringsutveksling er et biprodukt av «den digitale – egentlig den transaksjonsbaserte - økonomi».
Bergen vs Oslo
Det er forskjell på kommuner – også på store kommuner. Både Oslo og Bergen er langt fremme på «digitaliseringen» og det med støtte fra høyeste politisk hold, henholdsvis finansbyråd Robert Steen (Ap) i Oslo, og finansbyråd Dag Inge Ulstein (KrF) i Bergen. Men samtidig er utfordringene organisatorisk svært forskjellige:
I Bergen har en ikke bare utviklet SvarUT-tjenesten og tatt i bruk roboten Digifrid (som ikke er noen robot, men programvare) for å effektivisere saksbehandlingen. Men de har også etablert en klynge av kommuner rundt Bergen som kan nyttiggjøre seg de løsninger og erfaringer Bergen kommune gjør på «digitaliseringen». På den måten har de etablert en kunnskapsarena i nærområdet.
Oslo på sin side merker nå konsekvensene av at for stor beslutningsmyndighet er lagt til bydelene, slik at fokus er på samordning av de ulike IKT-løsningene. De må derfor prioritere egen utvikling fremfor samarbeid og kunnskapsutveksling med andre omkringliggende kommuner.
Den praktiske tilnærmingen til dette er at kommunesektoren må forsette å arbeide for en felles grunnstruktur som FIKS-plattformen med hovedmål å få standardiseriserte API-er til fagsystemene. I tillegg må innkjøpsordningene endres slik at en får felles fagsystemer, og dermed færre leverandører. Innovasjonen ligger ikke i innovativ anskaffelse, men innovativ utnyttelse av felles systemer. En bør også etablere regionale kunnskapssentre (eller kommunale pilotprosjekter som Tankesmien Agenda foreslår i sin siste rapport som innspill til Fagforbundet), hvor kommuner i nærområdet utveksler erfaring og kunnskap. Til sist bør en erkjenne at investering i IKT har liten verdi i seg selv; det er bare når en foretar en «komplementær investering» i form av kompetanseutvikling, organisasjonsendringer eller nye forretningsmodeller, at gevinstene kommer.
Det er altså ikke glansbilder av den fortreffelige teknologiutviklingen som treffer utfordringene i kommunesektoren. Det er analyse og forståelse av de organisatoriske og kulturelle utfordringene kommunesektoren står ovenfor, som er utfordringen.
Kommunene må ha et holistisk perspektiv
Digitalisering er mer enn teknologi. Digitalisering har et holistisk perspektiv – det endrer hele kommunens prosesser og adferd; det endrer samspillet med omgivelsene; det endrer arbeidsfordelingen mellom privat og offentlig sektor og det bidrar til næringslivsutvikling og økt konkurranse. Til syvende og sist er formålet med digitaliseringen i kommunesektoren at vi skal få bedre velferdstjenester innen helse, skole, barnehage og aktivitetsformer; mer effektiv næringslivsutvikling som tiltrekker seg nye arbeidsplasser; og mer effektiv organisering av de kommunale tjenestene.
Noen burde ha trukket opp dette perspektivet for de nærmere 500 deltagerne på eKommune 2017.
Det betyr ikke at konferansen ikke hadde stor verdi. Arrangørene skal ha honnør for at de denne gangen arrangerte en workshop hvor de 500 deltagerne kunne gi tilbakespill på hvordan kommunesektoren burde digitaliseres videre. KS kunne også opplyse at de nå hadde fått finansiering på opptil 125 millioner kroner fra KMD (riktignok under forutsetning at de selv kunne stille med samme beløp, noe de pt. ikke har klart), og at FIKS-plattformen får stadig større utbredelse og er i meget god utvikling.
Men perspektivet – selve IKT-politikken – manglet.
(Kommentaren er tilegnet Fred-Arne Ødegaard som brått døde i forrige uke. Fred-Arne var en glimrende eksponent i statsforvaltningen om at IKT var mer enn teknologi. Det er et bidrag til å forbedre og fornye offentlig sektor i samsvar med endrede krav og forventninger fra innbyggere og næringsliv. Og at IKT-politikk dreier seg mer om forståelse av behovet for endringer enn kunnskap om selve teknologien).
Arild Haraldsen har bidratt til digi.no med debatt, kommentarer og bokanmeldelser i mange år. Haraldsen var tidligere adm dir i NorStella, og i den anledning ansvarlig for Samhandlingsarenaenen i forskningsprosjektet Semicolon. Nå selvstendig konsulent med oppdrag innen strategisk bruk av IKT, foredrag og debattleder. Haraldsen har skrevet en rekke fagbøker innen sitt område.
