Espen Sjøvoll er avdelingsdirektør i Arkivverket.
Espen Sjøvoll er avdelingsdirektør i Arkivverket. (Foto: Arkivverket/BERRE)

KOMMENTAR: Arkivsystemer

Nå er det på høy tid med tverrfaglig nytenking om arkiv


  • ESPEN SJØVOLL, avdelingsdirektør i Arkivverket

I forbindelse med fusjonen mellom Tieto og EVRY uttaler Anders Johnsen i Documaster at det må skje noe i markedet for arkivsystemer. Samtidig som sammenslåingen av de to gigantene kan oppleves som et midlertidig tilbakesteg for markedet, går startskuddet for en mer innovativ og brukerorientert måte å tenke rundt arkiv på. Ambisjonen vår er å få til større bevegelse i tiden som kommer.

For de uinnvidde kan jeg kort oppsummere - forvaltningens systemer skal i dag etterleve Noark5-standarden. Noark5 er en standard for dokumentasjonsforvaltning og arkivdanning som igjen bygger på arkivloven, som alle offentlige og kommunale virksomheter er pålagt å følge. Menon Economics har i sin evaluering av Noark5 pekt på at markedet i dag er «lukket» i form av et fåtall aktører som leverer eldre løsninger og systemer som det er gjort inkrementelle forbedringer på. De teknologiske mulighetene innenfor dette området i dag ikke er utnyttet.

Forvaltningen har også i økende grad gått vekk fra å tenke sak-arkivorientert i hvordan de bruker data i sine prosesser. I digitaliseringen representerer data i ulike former bekreftelsene og dokumentasjon på prosesser og beslutninger i offentlig sektor. Gjermund Lanestedt skriver i Digi 27. juni om behovet for å ta kontroll over offentlige data, en kommentar som bygger på uttalelser fra Finansbyråd Byråd Robert Steen i Oslo kommune.

Dette problemet blir satt søkelys på flere steder. Det foreligger nå et forslag til ny arkivlov som skal på høring og etter hvert behandles i Stortinget. Loven adresserer overgangen til digital dokumentasjon og behovet for orden i offentlige data. Videre foreslås det at «Det kan ikke erverves privat eiendomsrett til dokumentasjon som skapes i eller av virksomheter som er omfattet [lovens virkeområde]».

Arkivverket har ansvaret for et stort, komplekst og «flokete» problem som påvirker hele forvaltningen. Hverken leverandørene eller forvaltningen har særlig med insentiver for innovasjon og nytenkning. Lovgivningen og gjeldene virkemidler for dokumentasjon og arkiv oppleves som et hinder for innovasjon.

Ikke bare må det skje noe i markedet for arkivsystemer – det må skje noe i vår forståelse av arkiv. Arkivverket mener derfor at det er viktig å ta et skritt tilbake og tenke helt nytt. Vi må sette brukerne i sentrum. Vi må tenke nytt om både systemer, løsninger og måter å jobbe på - fremfor å fortsette å reparere i form av inkrementelle endringer.

Arkivverket har fått innspill fra Digitaliseringsrådet om hvordan vi bør angripe den samfunnsutfordringen som dagens situasjon representerer. Nå før ferien er det også klart at problemstillingen anerkjennes og tildeles prosjektmidler både av Innovasjon Norge, Norges Forskningsråd og Stimulab-ordningen som administreres av Difi og DOGA.

God dokumentasjon og arkivering i forvaltningen i en digital tid kan ikke løses med gårsdagens systemer og tilnærming. Vår visjon er at det i 2025 ikke skal være nødvendig for brukere av data å måtte tenke på arkivering – dette er innebygget i systemene. Vi kaller det innebygget arkivering.

Stimulab gir oss muligheten til å starte et betydelig brukerorientert innsiktsarbeid for å komme dypere inn i kjernen av problemstillinger i hvordan offentlig sektor bruker data – og hvordan ivareta at den er både forblir ekte (datakvalitet) og er anvendbar (datadeling) over tid.

Når behovene er tydelig definert kan vi tilrettelegge for økt innovasjon i offentlig sektor i samarbeid med eksisterende og nye leverandører. Ambisjonen er å skape en arena for innovasjon for å realisere innebygget arkivering.

Kommentarer (3)

Kommentarer (3)
Til toppen