Visma har 100 ansatte i sving for få ferdig forsinket IT-system: – Etter flere års utvikling ble løsningen forkastet

Da den norske programvarekjempen Visma vant prestisjeoppdraget i 2013 var dette den største kontrakten i selskapets historie.

Gjennom flere år skulle de lage et nytt skoleadministrativt datasystem for alle landets videregående skoler, voksenopplæringen, fagskolen, samt grunnskolen i Oslo.

Utviklingsjobben alene ville kreve innsatsen til rundt 70 ansatte i fire år. Avtalen med det interkommunale selskapet Vigo IKS gjaldt for samtlige 19 fylkeskommuner, og hadde en oppgitt verdi på 560 millioner kroner.

Vi skriver snart 2019 og fremdeles er dette et av Vismas større pågående investeringsprosjekter. Rundt 100 ansatte er i sving for å levere løsningen – som nå er flere år forsinket.

Sprakk på tid: – Dette prosjektet har vært krevende

I løpet av 2014/2015 skulle første pilotfylke ta i bruk løsningen, etterfulgt av etappevis etablering i de øvrige fylkene innen 2017. Det fremgår av planlagt utrulling i avtalens kontraktrammeverk.

Status så langt er at ingen fylker har tatt i bruk løsningen.

Tidsplanen har sprukket med tre år. Det bekrefter kunden nå overfor digi.no.

– Etter 2,5 års utvikling ble løsningen lagt tilside

Brynjulf Bøen er daglig leder i Vigo IKS. Han signerte selv kontrakten i 2013 og har vært med hele veien.

Ifølge ham er dette en av de største satsingene for utvikling av et IKT-program for skolesektoren.

– Dette prosjektet har vært krevende. Utviklingen startet opp vinteren 2014 og vi stilte et team med fageksperter fra fylkeskommunene, som hjalp Visma med utvikling av løsningen. Dette holdt vi på med i cirka 2,5 år. Visma fant ut av timeplan-modulen ikke fungerte. Dermed måtte man legge løsningen som var blitt utviklet til da tilside, forteller Bøen.

Det som ikke skal ha fungert, timeplanmodulen, er så viktig at han kaller det «selve hjertet i løsningen». Utviklernes forståelse av det norske skolesystemet, har ifølge Bøen vært en av utfordringene.

I 2016 ble det tatt en beslutning om å endre teknologiplattform. – Teknologiutviklingen går svært raskt og nye moderne skybaserte teknologier og metoder hadde siden avtalens inngåelse blitt tilgjengelige, forklarer daglig leder i Vigo IKS.

Kostnaden for teknologiskiftet har leverandør tatt ansvaret for, og de har kompensert for forlengelsen av prosjektet, sier han.

Det er flere og sammensatte årsaker til forsinkelsene, mener Visma, som påpeker at de ikke kjenner seg igjen i utsagn som «skroting av utviklingsarbeid».

– Det har vist seg, at det er noe mer komplisert å utvikle deler av løsningen enn opprinnelig forutsatt. Samtidig er det for Visma viktig å nevne at kravspesifikasjonen underveis har vært gjenstand for revisjoner, der skolene i større grad burde vært involvert i utviklingsarbeidet.

Det skriver Leif Arne Brandsæter, administrerende direktør i Visma Enterprise i en e-post til digi.no på spørsmål om hovedårsak til forsinkelsene.

– Tar kunden feil når de antyder at 2,5 års utvikling var bortkastet?

– Visma ønsker ikke å kommentere hvorvidt Vigo IKS «tar feil eller ikke». Visma konstaterer at mye av utviklingen som er lagt ned i Vigo-prosjektet baserer seg på teknologi og arkitektur som delvis er i bruk i Norge, hos cirka 300 kommuner, samt teknologi for blant annet alle irske videregående skoler, svarer Brandsæter.

Løsningen er planlagt rullet ut fra og med 2019 i beskjedent omfang for så å rulles fullt ut i 2020, ifølge ham.

Nederst i saken kan du lese et lengre tilsvar fra Visma, som har store ambisjoner for produktet, også internasjonalt.

Irsk løsning ingen kvikkfiks

Ved omtale av kontraktinngåelsen rett før jul 2013 ble løsningen kalt Visma Flyt Skole (VFS), men siden er produktet omdøpt til Visma InSchool (VIS).

Etter at flere års utvikling ble lagt tilside, ifølge kunden, skal Visma ha investert i eller kjøpt opp selskap, blant annet en markedsledende programvareaktør i Irland.

Bøen sier det slik:

– Den irske løsningen hadde en automatisk timeplanleggings-løsning som så attraktiv ut med tanke på å kunne tilfredsstille behovene til videregående opplæring i Norge.

– Man trodde det skulle være mer kvikkfiks enn det viste seg å være. Den irske skolen er ikke fullt så kompleks som den norske. Bare våre timeplaner i Norge, der man nesten har en «egen plan» for hver elev, krever mer fleksibilitet. Den irske skolen har ikke samme fleksibilitet.

– Etter at Visma hadde investert i den irske løsningen, har man det siste året jobbet med å tilpasse denne til norsk videregående skole. Det er det vi holder på med nå, sier Brynjulf Bøen i det interkommunale foretaket Vigo IKS.

10-årig leiekontrakt

Videre forteller han at pilotering av den irske løsningen startet i midten av januar 2018. Per nå skal løsningen ha vært til utprøving ved tre norske videregående skoler.

Verdien på Visma-leveransen er oppgitt til rundt 560 millioner kroner. Det inkluderer utvikling, implementering, utrulling og en SaaS-tjenesteavtale med 10 års varighet - det vil si en leiekontrakt eller abonnement på bruk av skytjenesten. Visma eier selv programvaren.

Slik det ligger an nå vil produktet være ferdig til bruk i alle fylkene først en gang i løpet av 2020.

– Dagbøter og store beløp

Hva tenker bestiller om at leveransen har tatt så mye lenger tid enn ventet?

– Nei, vi har ikke vært veldig happy for det. Vi har hatt veldig mange diskusjoner rundt forsinkelser i prosjektet, sier Bøen.

Og hvordan har dette påvirket temperatur og samarbeidsklima underveis?

– Du kan si at vi har samarbeidet. Det har gått relativt bra, selvfølgelig litt opp og ned. Når en leverandør får en forsinkelse er ikke det så veldig bra. Vi er ikke happy med det. Så blir det alltid noen diskusjoner rundt leveranser, omfang og så videre. Vi er opptatt av kontrakten og dagbot-regimet med kompensasjoner for å få dekket våre merutgifter.

Bøen hevder at fylkeskommunene og Vigo IKS som bestillere hittil ikke har vært økonomisk skadelidende som følge av forsinkelsene.

– Ikke i forhold til vårt opprinnelige budsjett, sier Bøen, som likevel ikke ønsker å gå nærmere inn på det avtalte regimet med dagbøter til leverandøren.

– Er det snakk om store beløp?

– Ja, men disse tingene vil jeg ikke gå inn på.

Vekker begeistring

Minst 500 norske skoler og anslagsvis 350 000 brukere skal benytte verktøyet når det er klart, blant annet til personalplanlegging, timeplan, fravær, vikarbruk, vitnemål og samhandling.

Brukerne omfatter både lærere, elever, foresatte, vikarer og stab.

Til tross for tidssprekken mener Vigo IKS at produktet de har bestilt vil bli et godt verktøy for skoleadministrasjon.

– Absolutt. Det vi har fått presentert til nå har vekket en ganske bra begeistring ute i fylkeskommunene. Alle venter nå på å kunne ta verktøyet i bruk, fordi de gamle løsningene vi har er egentlig foreldet. Vi trenger en moderne løsning som kan ta videregående skole framover de neste årene, fremholder Bøen.

Regionreformen

I fjor vedtok Stortinget den omstridte regionreformen, som blant annet innebærer at dagens 19 fylker skal bli 11 med virkning fra 1. januar 2020.

Dette kommer etter alle solemerker å påvirke innføring av Visma-systemet i norsk skolevesen, men på hvilken måte er mer usikkert.

– Reformen treffer fylkeskommunene også, ikke minst de som skal slås sammen. Visma InSchool skal erstatte ikke bare ett, men ti gamle fagsystemer. Hva noen av de som berøres av regionreformen bestemmer seg for når det gjelder utrulling av Visma InSchool, er vi fortsatt usikre på, der er vi ikke kommet helt i mål, men målsetningen er at Visma InSchool for videregående opplæring skal være ferdig i løpet av 2020, sier Bøen i Vigo IKS.

Visma erfarer også at fylkesammenslåingene kommer samtidig med planlagt utrulling av InSchool og at det kan påvirke utrullingsplanene, uten å utdype hva de legger i det.

Ti år gammelt prosjekt

Anskaffelsen ble utlyst som en dialogpreget konkurranse 2. november 2012.

Egentlig startet prosjektet mye tidligere, ifølge et eldre oppslag i Fædrelandsvennen, som også er den eneste omtalen av tidssprekk i Visma-leveransen som digi.no fant ved søk i A-tekst / medieovervåkningstjenesten Retriever.

Etter flere forsinkelser skrev Fædrelandsvennen at fylkeskommunene i lang tid hadde jobbet med å få løsningen på plass, og at forprosjektet startet i 2008. Dette var i juni 2016.

– Det er særlig timeplan-modulen som har vært krevende å få på plass, sa utdanningssjef Arly Hauge i Vest-Agder fylkeskommune til avisen den gangen.

Vant overlegent

Høsten 2013 danket Visma ut tre andre leverandører i konkurransen om å få levere det nye nasjonale datasystemet for skoleadministrasjon.

Det gjorde de med klare marginer, viser tildelingsbrevet som digi.no har tilgang på.

IT-selskapet vant den dialogpregede anskaffelsen ganske suverent med best score blant annet på gjennomføringsevne, leveringstid og pris.

Tilbudet de leverte hadde en totalpris på 569 millioner kroner. De to neste leverandørene på listen var begge rundt 50 millioner kroner dyrere. En fjerde aktør priset seg helt ut med et tilbud på 865 millioner.

– Skulle gjerne ha kommet lenger. Investerer betydelig i produkt som skal bli enestående i Europa

Leverandøren er forelagt de vesentlige opplysningene og kommentarene fra kunden i denne saken, samt en rekke spørsmål.

Visma-direktør Leif Arne Brandsæter har sendt et lengre tilsvar som digi.no velger å gjengi her i sin helhet: