Skulle revolusjonere måten vi tar vare på beslutninger på for fremtiden. Nå legges prosjektet på is

Kan spare tusenvis av kodelinjer og åpne for internasjonal konkurranse på et stivnet arkivsystem-marked, meldte Digi høsten 2021 da sandkassa først ble startet.

Flere prosjekter har vært innom sandkassa, og allerede høsten 2021 satte Arkivverket for første gang godkjentstempel på en nyutviklet saksbehandlingsløsning som ikke var basert på Norsk arkivstandard (Noark).

Mange oppfatter Noark som både gammeldags og stivbent, men utvikler du fagsystemer for offentlig forvaltning må du likevel følge den.

I Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratets sandkasse kunne virksomheter som fikk plass få råd og veiledning om nyutvikling av sine løsninger, så hensynet bak standardene ble ivaretatt, uten at de sto i veien for innovasjon og effektiv saksbehandling.

Men nå legges prosjektet på is. Samtidig jobber arkivverket med å sikre finansiering for 2024.

Trangere tider

Som mange andre offentlige etater har Arkivverket strammere rammer i 2023 enn tidligere år. En oppjustering fra drøyt 490 millioner til drøyt 492 millioner i driftsbudsjett er ikke nok til å dekke økningene i de løpende utgiftene til de store lokalene og magasinene.

Dermed må Arkivverket kutte der de kan. Digitaliseringsdirektoratet, som har vært arkivverkets partner i satsingen, går også på sparebluss i 2023.

– Vi har redusert aktivitet på flere områder i Arkivverket – reiser, tilsynsaktiviteten halveres, vi kutter interne samlinger og konsulentbruk og midlertidige ansatte. Sandkassen krever rundt 4 årsverk å holde gående på et minimumsnivå, sier Espen Sjøvoll, områdedirektør i Arkivverket, til Digi.

Tre sentrale ansatte for sandkassa har fått ny jobb utenfor Arkivverket, og Arkivverket kan ikke ansette nye folk.

– Vi har en rekke lovpålagte oppgaver som vi må prioritere. Ledergruppen har derfor gjort en helhetlig vurdering om at det er bedre å sette en utviklingsaktivitet som sandkassen på pause, fremfor å smøre ressurser tynt utover, sier Sjøvoll.

Arkivverket skal fortsatt veilede virksomheter som jobber med utviklingsprosjekter, og fortsetter med prosjektet Standardlab som skal tenke nytt om Noark.

− Vi kan ikke gi like tett oppfølging som vi gjør i sandkassen, men vi kan bidra med sparring, rådgivning og erfaringsutveksling, sier Sjøvoll.

Frykter dårligere regelverk og tapt dokumentasjon

De særnorske kravene i Noark-standarden har røtter helt tilbake til 1984 og har blitt kalt en bremsekloss for digitalisering og isolasjon mot konkurranse.

Arbeidet med nytt arkivregelverket er i gang, og sandkassa skulle samle erfaringer om hva som fungerer og ikke fungerer praktisk og arkivfaglig i mer moderne prosesser enn brev inn og brev ut.

– Uten sandkassen er det dessverre sannsynlig at vi får et regelverk som fungerer dårligere og at Arkivverket lærer mindre om hvordan arkivdata skapes og forvaltes i en digital tid. I ytterste konsekvens kan manglende innovasjon på arkivområdet føre til at viktig dokumentasjon går tapt, sier Sjøvoll.