Helse Vest forklarer hvorfor de valgte SAP. Nå skal de erstatte mange utdaterte IT-løsninger

Historien om innkjøp av nytt logistikk- og økonomisystem i norsk helsesektor har vært preget av flere fiaskoer, kansellerte oppdrag, leverandørkrangel og kostbare prosjektsmell.

Prosjektet som skulle samle helsenorge på felles løsning havarerte med et brak i 2011. Oppgaven ble for komplisert. I kjølvannet måtte de regionale helseforetakene gå i gang med nye innkjøpsprosesser på hver sin tue. Senere har nye forsøk vist at dette ikke er noen enkel oppgave.

Forrige uke ble det kjent at Helse Vest RHF, landets nest største helseforetak, har valgt IBM og SAP i en tiårig avtale med en oppgitt verdi på 350 millioner kroner.

– Det er et tall så godt som noe. I tillegg kommer mye egeninnsats. Den består i at vi også bruker egne folk, sier økonomi- og finansdirektør Per Karlsen i Helse Vest til digi.no.

Nødvendig modernisering

Behovet er det ingen ting å si på. RHF-en med nærmere 30 000 ansatte og et konsernbudsjett på over 30 milliarder kroner har en mengde IT-systemer som må byttes.

– Vi har et program kalt Libra for dette. Behovet oppsto for noen år siden når vi begynte å få en ganske aldrende systemportefølje innen innkjøp, logistikk, regnskap og økonomistyring. Situasjonen vår er at vi hadde mange systemer, særlig på logistikksiden og Oracle-installasjonen vi hadde var svært gammel, sier Karlsen.

Den er så utdatert at leverandøren ikke lenger vedlikeholder programvaren. Behovet er større enn bare Oracle-løsningen.

– Det er også flere andre systemer som samlet gir funksjonaliteten som vi skal forsøke å få fra én løsning (altså SAP, red.anm).

Helse Vest sliter altså med stor teknisk gjeld. Karlsen vedgår at dette er IT-systemer man bytter så sjeldent som mulig. Noen av dagens løsninger er gamle, helt fra helsereformen i 2003 eller enda eldre med arv fra fylkeskommunetiden.

– Særdeles omfattende

Hva er det egentlig vi snakker om, med løsningen de nå skal kjøpe inn. Jo, det går på alt rundt logistikk og det som trengs for i det hele tatt å kunne drive et sykehus.

– Drift, lager og vareflyt, all fakturering inn og ut. Det er et særdeles omfattende system sånn sett. Nå tar vi det viktigste, og så skal noe utvikles videre over tid, forklarer økonomidirektøren.

Helse Vest har valgt samme leverandør og underleverandør, IBM og SAP, som tidligere blant annet ble vraket etter først å ha vunnet den landsomfattende, mislykkede innføringen.

– I en sånn anbudskonkurranse går man ikke inn på enkeltcaser. Det vi har gjort i anskaffelsen er å være nøye på å se på gjennomføringsevne, løsning og ikke minst totalkostnad. Vi har vårt opptatt av å få en ordentlig gjennomgang med hver enkelt leverandør som har vært med i konkurransen. Det har vi gjort med den største samvittighet, forsikrer Karlsen.

– Dere frykter ikke at SAP-leveransen vil sprekke på tid eller kostnader?

– Det er en kontrakt der vi har avtalt leveranse og pris for det hele. Sånn sett tenker jeg at det er mekanismer som skal regulere det. Hovedsaken er at vi har inngått en fastpris. Den skal dekke klare krav til leverandør og kunde, på hva som skal leveres og når.

Få alternativer

Alternativene de hadde å velge blant synes ikke å ha vært mange. Ifølge Karlsen var det bare to aktuelle leverandørkonstellasjoner: IBM og SAP på den ene siden, og Accenture med Oracle på den andre.

– Kort forklart var det disse to konstellasjonene som har vært med hele veien etter prekvalifiseringen.

SAP og Oracle representerer for ordens skyld programvaren i denne sammenheng. Accenture og IBM har deltatt i anbudskonkurransen med disse som underleverandører.

Aktører som Visma og Unit4 (Agresso) har etter det digi.no forstår også engasjert seg tidligere i prosessen. Det har vært avholdt leverandørkonferanse, innspill og dialog med markedet, slik at helseforetakene kunne danne seg et bilde av mulighetene.

– Det måtte ikke absolutt være IBM og Accenture det sto mellom. Vi inviterte bredt og var veldig åpne da vi startet innkjøpsprosessen, sier Karlsen.

I markedet finnes det alternativer, selv om SAP og Oracle som har vært mest synlig blant de som har kjempet om leveransene i norsk helsesektor. Helse Nord valgte imidlertid for noen år siden Unit4 (tidligere Agresso) på økonomisiden, og Clockwork for logistikkbiten.

Derfor vant IBM

Per Karlsen røper at det utslagsgivende for at IBM gikk av med anbudsseieren i Helse Vest er løsningen de solgte inn, altså SAP.

– Det er tre hovedkriterier med løsning, leverandørdyktighet og totalkost. Du kan si det sånn at IBM i hovedsak vant på løsning. Ellers var det rimelig tett på leveringsdyktighet og kost.

Helse Vest-direktøren mener anskaffelsen skal ha minst mulig skreddersøm. Mest mulig hyllevare og i mindre grad spesialutvikling. Slike tilpasninger kan som kjent være svært kostnadsdrivende.

Som kunde ønsker og håper de å ta mest mulig lærdom fra standard bruk av SAP-løsninger fra tidligere. Når det er sagt består helsekonsernet av en rekke ulike sykehus, og hver av dem har mange ulike datasystemer.

– Det er en brukbar størrelse på integreringsjobben, sier Karlsen.

Foruten at innkjøpsprosessen har tatt en god del lengre tid enn forventet, og ønsket, så er han ganske fornøyd med prosjektløpet så langt.

– Vi har hatt veldig gode samtaler med de to tilbyderne hele veien. Vi er også fornøyd med kontrakten vi fikk.

Nå skal prosjektorganisasjonen for innføring settes opp. Det blir en kort periode med forberedelser før selve jobben starter i august.

Økonomidelen skal etter planen være i drift fra 1. januar 2019. På samme tidspunkt skal også logistikk være oppe å gå på ett av foretakene, for så å rulle ut fortløpende på de resterende. Helse Vest RHF består av fire ulike sykehusforetak, morselskapet RHF, Helse Vest IKT og Sykehusapoteket Vest.